信息化時(shí)代檔案管理工作是組織創(chuàng)新發(fā)展的基石
信息化時(shí)代檔案管理工作是組織創(chuàng)新發(fā)展的基石
檔案管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作,完善的檔案管理是單位持續(xù)發(fā)展的基石。隨著信息化發(fā)展加快,很多現(xiàn)代社會(huì)的管理工作已經(jīng)建立在信息化的基礎(chǔ)上。在這樣的時(shí)代大背景下,機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也發(fā)生著巨大的變化,傳統(tǒng)的手工登記管理方式已經(jīng)逐漸被現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)替代。
那么如何利用信息化手段,創(chuàng)建完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)?下面筆者特邀從1988開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品，我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商，會(huì)博通知識(shí)管理系統(tǒng)研發(fā)專(zhuān)家，給大家分享新時(shí)代檔案管理系統(tǒng)搭建的檔案管理要點(diǎn)。
專(zhuān)家指出，過(guò)去30余年會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，打造組織知識(shí)生態(tài)鏈，已經(jīng)榮獲經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。現(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理、合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。檔案是企業(yè)內(nèi)部最為規(guī)范的知識(shí)內(nèi)容，也是企事業(yè)單位需要儲(chǔ)存沉淀的重要“財(cái)產(chǎn)“。但是，很多企事業(yè)單位并不那么重視檔案管理工作，很多檔案管理制度形同虛設(shè)，檔案管理的流程也不規(guī)范，檔案員一旦離職，很多歷史檔案都找不到，甚至，存在很多檔案丟失的情況，導(dǎo)致作為追溯之源的檔案資料，根本就得不到很好的保存，更別說(shuō)再利用了。下面就給大家分享檔案管理的六個(gè)要點(diǎn)，供大家參考。
第一，制定檔案管理制度與流程規(guī)范
很多企業(yè)都有檔案管理制度，并且，該制度大同小異，制定的時(shí)候，企業(yè)也沒(méi)有很切實(shí)地考慮到實(shí)際需要。因此，檔案管理制度應(yīng)該配套符合企業(yè)需要，并且便捷可行的管理流程規(guī)范，把檔案管理工作落到實(shí)處。
第二，全面完善的分類(lèi)管理
在我們建立全面的管理分類(lèi)時(shí)要注意，全面并不是分類(lèi)得多么精細(xì)，因?yàn)榉诸?lèi)得過(guò)于精細(xì)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)很多模棱兩可的分類(lèi)，再利用的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，同時(shí)，要切合企業(yè)本身業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)檔案分類(lèi)，不要一味參考國(guó)家的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。
第三，檔案全生命周期管理，追溯文件本源
在文件并沒(méi)有被分類(lèi)立卷的時(shí)候，就應(yīng)該考慮文件的保存。利用檔案管理系統(tǒng)，把形成的文件保存起來(lái)，同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，記錄文件的版本迭代、 利用情況、審批情況、關(guān)聯(lián)信息等，記錄文件的整個(gè)使用周期。當(dāng)進(jìn)展到歸檔階段，同樣可以通過(guò)系統(tǒng)，快速地進(jìn)行分類(lèi)、立卷、歸檔等操作，全面電子化實(shí)現(xiàn)全生命周期管理。
第四，檔案管理立足于業(yè)務(wù)
企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中會(huì)產(chǎn)生包括產(chǎn)品手冊(cè)、專(zhuān)業(yè)資料、證照、銷(xiāo)售方案、營(yíng)銷(xiāo)方案、客戶(hù)資料、工作流程、業(yè)務(wù)流程、行政流程等資料，這些都是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)過(guò)程中的成果文件，檔案管理流程應(yīng)該考慮從業(yè)務(wù)的源頭出發(fā)，制定一套檔案管理流程，促進(jìn)檔案資料的完整性。
第五，紙質(zhì)電子檔案同步管理
檔案管理系統(tǒng)必須滿(mǎn)足紙質(zhì)檔案管理的同時(shí)，滿(mǎn)足各種綜合檔案管理和專(zhuān)業(yè)檔案管理對(duì)于數(shù)字化檔案管理的需求。1、數(shù)字化檔案具有較強(qiáng)的時(shí)效性，方便進(jìn)行利用等特點(diǎn)，減少了非常多的整理以及應(yīng)用成本，從而達(dá)到提高經(jīng)濟(jì)效益的目的；2、檔案數(shù)字化后，即可跨越空間界限，利用網(wǎng)絡(luò)即可查閱相關(guān)檔案，真正讓職員可對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)充分利用，提高管理效率；3、電子檔案不僅為紙質(zhì)檔案的備份，還可代替紙質(zhì)檔案被重復(fù)利用。一方面減少了紙質(zhì)檔案的耗損，另一方面提高了檔案使用的安全性（準(zhǔn)確性、不可篡改等）。
第六，檔案再利用管理
檔案資料的利用，既是檔案資料工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是檔案資料工作的最終目的。檔案資料管理工作之所以能夠延續(xù)下來(lái)并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗睦脙r(jià)值。檔案資料的利用貫穿于檔案資料管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和檔案資料的整個(gè)生命周期，并且是檢驗(yàn)檔案資料管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。檔案資料利用必須滿(mǎn)足工作本身對(duì)檔案資料的現(xiàn)實(shí)需求，并且能擴(kuò)展到滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)檔案資料的廣泛而長(zhǎng)遠(yuǎn)的需求，同時(shí)，檔案資料利用應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確和有效，例如，全文檢索、高級(jí)搜索等功能都是必不可少的。
總之，信息化時(shí)代檔案管理工作是組織創(chuàng)新發(fā)展的基石，從制定檔案管理制度與流程規(guī)范，全面完善的分類(lèi)管理，檔案全生命周期管理，追溯文件本源，檔案管理立足于業(yè)務(wù)，紙質(zhì)電子檔案同步管理，到檔案再利用管理全過(guò)程才符合新時(shí)代檔案管理系統(tǒng)的需求。
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