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會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)解決方案
會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)解決方案
一、概述
會(huì)博社保電子檔案管理系統(tǒng)采用智能收集、智能檢索、海量存儲(chǔ)、條碼技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，提高了社保檔案信息管理的水平，使原始檔案的管理融合到機(jī)構(gòu)的日常業(yè)務(wù)流程中，從而達(dá)到檔案掃描、查詢、檔案管理的一體化。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸文件、文檔，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的業(yè)務(wù)處理，無需長距離送單與復(fù)雜的交接過程，提高了系統(tǒng)使用體驗(yàn)。
該社保電子檔案管理系統(tǒng)解決方案集合了檔案數(shù)字化、管理信息化和網(wǎng)上數(shù)字檔案館等先進(jìn)的檔案管理理念和功能，實(shí)現(xiàn)了與社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦同步數(shù)字化檔案、檔案在社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦全程不落地、無紙化流轉(zhuǎn)和查閱、檔案網(wǎng)上全文查閱以及檔案管理保管的流程化、規(guī)范化和智能化，使用無線條碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)庫房信息化、自動(dòng)化管理。同時(shí)，使用分布式技術(shù)實(shí)現(xiàn)區(qū)\縣經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案分布式采集、歷史檔案采集、集中存儲(chǔ)模式，全面覆蓋并推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程。
會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)解決方案建設(shè)秉承“智慧、安全、便民、高效”的核心理念，基于電子檔案全面應(yīng)用的社保業(yè)務(wù)檔案一體化貫穿于社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦全程，檔案不落地、無紙化流轉(zhuǎn)與查閱，管理全程信息化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路為社保行業(yè)的構(gòu)建智能社保平臺添磚加瓦。
二、系統(tǒng)部署架構(gòu)
會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)解決方案
系統(tǒng)采用集中存儲(chǔ)、分散掃描的模式。
建立一個(gè)社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)中心，維護(hù)一套信息資源（索引數(shù)據(jù)庫、證件庫、前臺掃描預(yù)歸檔庫等）系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一社保業(yè)務(wù)檔案管理。
分散采集，可遠(yuǎn)程上載。
各區(qū)縣社保業(yè)務(wù)檔案采集分兩種模式，即事中掃描和事后集中掃描。事中掃描實(shí)時(shí)將影像上傳至數(shù)據(jù)中心的預(yù)歸檔庫中，供后續(xù)的業(yè)務(wù)復(fù)核、審核調(diào)閱，然后進(jìn)行月結(jié)歸檔。事后集中掃描，在每個(gè)區(qū)縣建立自己的預(yù)歸檔庫，區(qū)縣在做事后集中掃描過程所需的社保業(yè)務(wù)檔案文件都存儲(chǔ)在本區(qū)的預(yù)歸檔庫中，待數(shù)字化結(jié)束后統(tǒng)計(jì)將本區(qū)的預(yù)歸檔庫信息歸檔到數(shù)據(jù)中心。這樣可提高數(shù)字化過程多次訪問社保業(yè)務(wù)檔案的效率，同時(shí)也減輕數(shù)據(jù)中心的網(wǎng)絡(luò)壓力。
三、業(yè)務(wù)總體流程
會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)解決方案
四、會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)
檔案收集：社保文件收集、社保文件登記、社保當(dāng)啊在線接收、原文上傳
檔案管理：社保檔案分類、編號編目、組件組卷、社保檔案提交入庫
檔案管理：到期鑒定、檔案移交、檔案銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)
庫房管理：庫房盤點(diǎn)、溫濕度管理、社保檔案安全檢查、出入庫管理
檔案利用：社保檔案檢索、借閱管理、社保檔案編研、歸還管理
社保檔案業(yè)務(wù)管理：分類管理、元數(shù)據(jù)管理、模板管理、流程管理、報(bào)表管理。
系統(tǒng)管理：全宗管理、用戶管理、組織管理、角色管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)日志。
檔案工具：四性檢測、格式轉(zhuǎn)換。
系統(tǒng)接口：系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的接口。
輔助管理：維護(hù)系統(tǒng)的公共信息；
機(jī)構(gòu)管理：維護(hù)三級機(jī)構(gòu)目錄信息；
五、會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)建設(shè)效益
1、加快了社保業(yè)務(wù)處理速度，提升了社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦效能。在業(yè)務(wù)過程中，使用實(shí)物檔案主要存在幾個(gè)問題：
提高工作效率
使用系統(tǒng)前：
在手工的社保檔案查詢中，在大量的資料中，通常需花費(fèi)15至30分鐘甚至更長，因此，為了服務(wù)效率高，務(wù)必要增加大量的人力。
使用系統(tǒng)后：
如果通過社保電子檔案管理系統(tǒng)的方式，只需在搜索平臺中搜索相關(guān)的關(guān)鍵詞1、2分鐘即能完成。
提高社保檔案共享
使用系統(tǒng)前：
基于紙張檔案難管理并且共享比較困難，通常只能靠復(fù)印/傳真這種有限的手段，效率低，成本高，特別是對于日后將實(shí)行的業(yè)務(wù)就近辦理的經(jīng)辦模式，對于調(diào)閱不同地點(diǎn)的社保業(yè)務(wù)檔案，使得紙質(zhì)檔案的利用成為一大難點(diǎn)。
使用系統(tǒng)后：
在使用社保電子檔案管理系統(tǒng)的情況下，通過相應(yīng)的授權(quán)，用戶可以瞬間解決檔案調(diào)閱的難題。
2、優(yōu)化政府服務(wù)，方便參保對象。
社保電子檔案管理系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的支撐系統(tǒng)，可以有效支持社保經(jīng)辦過程中社保檔案的不落地管理，方便參保對象就近辦理和“不出門”辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的社保業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，免除參保對象在各部門間奔波之苦，使參保對象遞交的社保檔案在社保經(jīng)辦部門間實(shí)現(xiàn)共享，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦、審核的無紙化辦理。
3、提供了紙質(zhì)檔案的備份機(jī)制，提高安全性，滿足社保檔案長久保存的需要。
歷史檔案對于社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說是非常重要不能遺失和損壞，保存的時(shí)間已經(jīng)相對比較長久，在規(guī)定的保管期限內(nèi)要防止火燒、水浸、蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等情況的出現(xiàn)，管理要求高、難度大。
通過社保電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在業(yè)務(wù)中使用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案可以密封保存。這樣在保證檔案損壞安全性的同時(shí)，又做到了電子方式檔案的備份，達(dá)到了長期保存的目的。
4、促進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
歷史檔案的信息化、數(shù)字化、真實(shí)性，促進(jìn)了社保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化和系統(tǒng)化。
通過推廣使用會(huì)博通社保電子檔案管理系統(tǒng)，使全市各區(qū)、縣市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的操作流程對全市社保檔案進(jìn)行科學(xué)化、信息化管理，提升社保檔案管理的水平。
5、降低社保檔案管理成本
傳統(tǒng)的檔案管理方式，大量的社保檔案保管需要大量的庫房、箱柜予以存放，而為了滿足查詢的需要，通常存放的地點(diǎn)都在社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的服務(wù)場所內(nèi)，而此類地段場所一般都耗資較大。
在各區(qū)、縣市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)建立起社保電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)物檔案電子化后，能實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的異地保管，既可為服務(wù)群眾騰出更大的服務(wù)空間，又可以大大節(jié)約租用此類場所的費(fèi)用；同時(shí)，電子檔案的有效利用，將大大降低實(shí)物檔案管理的工作量，從而起到減少檔案管理人員的需求，實(shí)現(xiàn)了降低檔案管理成本的目標(biāo)。
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