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綜合文檔管理系統(tǒng)解決方案取代紙化文檔管理
近幾年來，信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化不斷進步，電子政務不斷發(fā)展，公文擬草、遠程加密傳輸?shù)纫呀?jīng)可以通過計算機與計算機網(wǎng)絡(luò)予以實現(xiàn)，從而極大地提高了辦公效率，亦給人們的生活與工作帶來了諸多方便。如何運用電子技術(shù)克服紙化文檔管理工作煩瑣，避免出現(xiàn)風險漏洞，是文檔管理中亟待解決的問題，今天就給大家推薦一款眾多企業(yè)都在使用的會博通綜合文檔管理系統(tǒng)。
當前，綜合文檔管理系統(tǒng)技術(shù)日臻成熟，正被廣泛應用于社會各個領(lǐng)域，愈來愈顯示出這一高新技術(shù)的顯著作用，這就為我們運用綜合文檔管理系統(tǒng)技術(shù)逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理文檔提供了良好的機遇。
綜合文檔管理系統(tǒng)應用架構(gòu)分為四個邏輯層次：采集層、儲存層、應用層、展現(xiàn)層。
采集層：可進行跨部門、跨單位、跨系統(tǒng)文件文檔采集，然后通過網(wǎng)絡(luò)等方式傳輸至綜合文檔管理系統(tǒng)。
儲存層：將文檔、檔案數(shù)據(jù)安全長期儲存在服務器中，便以后期的利用。
應用層：在綜合文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)基礎(chǔ)上構(gòu)建生產(chǎn)管理、維護、查詢等應用。
展現(xiàn)層：用戶可以通過綜合文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)、電腦、手持機、顯示屏等方式登錄系統(tǒng)。
綜合文檔管理系統(tǒng)功能：
可對每個文件粘貼標簽，對文件在借閱過程或被帶出過程的行動軌跡進行記錄，便于對文件資產(chǎn)的追溯。并且該系統(tǒng)可記錄文件的電子文檔，便于查詢下載借閱。
文檔管理應用綜合文檔管理系統(tǒng)信息技術(shù)的優(yōu)點
1、快速、準確定位：在移動點檢設(shè)備上存儲有整個文檔室的地理分布圖，將會對所查文檔做出地理定位指示，實現(xiàn)快速查找及歸檔操作。
2、輕松盤點：使用文檔管理系統(tǒng)檢設(shè)備可以快速的完成文檔的盤點、查錯、上架等工作，在極大的減輕館員工作量的同時可以提高文檔管理工作效率、降低外借歸檔時的差錯率。
3、文檔信息準確記錄：文檔經(jīng)手人、借閱人、借出、歸檔時間等均為系統(tǒng)自動登記完成的，防止手工差錯的同時保證文檔管理信息系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準確性，并可提供文檔狀態(tài)的實時查詢、報表打印。
4、批量文檔借出、歸檔登記管理：文檔管理是很煩雜的工作，文檔管理人員少，尋借文檔的人多，應用文檔管理系統(tǒng)信息化技術(shù)實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，自動化，增加工作效率的同時減少文檔管理員的勞動強度，幫助館員實現(xiàn)自動化的批量文檔借出，歸檔登記工作。
5、文檔管理系統(tǒng)可實現(xiàn)標簽存儲信息更改自如：電子標簽存取數(shù)據(jù)容量大，并且存儲信息更改自如，為文檔屬性等信息管理提供方便。
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