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法院電子檔案管理系統(tǒng)解決方案詳解
一、需求概述
據(jù)了解，目前法院由于日常的事務(wù)比較多，覆蓋性比較大，因此也積累了有大量的案件檔案與公文檔案，還有一些在辦案過程中形成的電子檔案文件，隨著法院訴訟案例的增多，相應(yīng)地，各類訴訟案例的文檔卷宗必將越來越多。很多法院的檔案室存放幾萬甚至十幾萬卷檔案，如果遇到需求某件檔案需要復(fù)查，線下人工查詢一份案卷需要幾個小時，甚至幾天時間，嚴(yán)重影響工作效率。并且法院檔案保留時間要在20年以上，檔案在歸檔后，需要大量的反復(fù)查閱，怎樣將成千上萬的文檔存檔，怎樣使辦案人員、司法人員快捷地查詢到案件的資料等問題，面臨在法院檔案管理人員面前。為此需要將這些歷史檔案以及將來的新增檔案實現(xiàn)電子化存儲、電子檔案文件歸檔，并提供查詢使用。
會博通法院電子檔案管理系統(tǒng)可解決上述遇到的法院檔案管理的各種問題。是的，會博通法院檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化的檔案管理工具,主要用于記錄、維護(hù)和管理法院的各種檔案資料,實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。文檔電子化后，可按預(yù)先設(shè)計的方式建立索引，完整歸檔，查詢時，只需鍵入索引號或關(guān)鍵詞（如檔案號）即可在數(shù)秒內(nèi)將原始的案卷影像調(diào)閱出來，極大地提高了工作效率。
二、會博通法院電子檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)：
1、檔案錄入：用戶在系統(tǒng)上可以將法院檔案錄入至系統(tǒng)中，也可以垮系統(tǒng)把法院檔案導(dǎo)入，并在系統(tǒng)中快速進(jìn)行分類存儲。
2、檔案管理：用戶可以對已上傳的法院檔案進(jìn)行管理，包括法院檔案的編輯、刪除、復(fù)制等操作。
3、檔案檢索：用戶可以通過關(guān)鍵字搜索、分類篩選等方式快速檢索法院檔案。
4、檔案查閱：可以在保護(hù)好原法院檔案的情況之下，進(jìn)行線上隨時查閱法院檔案詳細(xì)信息。
5、檔案備份：可以對法院檔案進(jìn)行定期備份，確保每一份法院檔案信息安全。
6、檔案借閱：基于瀏覽器的管理窗口，如查閱某個法院檔案是擁有權(quán)限的人方可搜索查閱，如無權(quán)限者應(yīng)工作需要可以在系統(tǒng)上申請借閱，經(jīng)管理者或領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并且借閱時間已到，也會提醒歸還。
7、檔案分享：用戶可以通過系統(tǒng)將法院檔案分享給其他用戶，方便協(xié)作。
8、權(quán)限管理：可以對用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保障各種重要性的法院檔案的安全性。
9、檔案統(tǒng)計：檔案類型分布統(tǒng)計，檔案年度分布統(tǒng)計，檔案保管期限統(tǒng)計，檔案密集分布統(tǒng)計，檔案利用情況統(tǒng)計等。讓檔案管理員可以隨時了解檔案的管理情況.
10、檔案日志：管理功能需要根據(jù)類型和具體時間段查詢?nèi)罩緮?shù)據(jù)。日志數(shù)據(jù)主要包括日志類型、操作用戶、日志描述等信息。
從功能分解的角度，整個系統(tǒng)分為掃描錄入、檔案查詢和檔案管理的三個重要功能結(jié)構(gòu)。
1、掃描錄入：
法院檔案包括了各種紙質(zhì)、照片、視頻、音頻檔案等重要檔案數(shù)據(jù)，這些檔案資料可以利用會博通檔案機(jī)器人(或檔案管理系統(tǒng)+掃描儀)數(shù)字化后以電子檔案方式存儲在法院檔案管理數(shù)據(jù)庫中。
2、案件檢索：
主要完成各種案件檔案信息登記、檔案的檢索、調(diào)閱與打印輸出。
3、檔案管理：
主要針對已數(shù)字化并錄入法院檔案電子化管理系統(tǒng)的檔案應(yīng)用與管理包括文件管理、案卷管理、庫房管理等功能模塊。
三、業(yè)務(wù)流程
法院業(yè)務(wù)部門通過會博通法院電子檔案管理系統(tǒng)，將法院紙質(zhì)與電子化后檔案移交給檔案室，檔案室登記實體檔案移交記錄后，在系統(tǒng)中可以完美進(jìn)行審批、審核、跟進(jìn)、鑒定、歸檔、利用、查詢等業(yè)務(wù)流程，最終實現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案雙套制管理。
四、細(xì)述會博通法院電子檔案管理系統(tǒng)檢索功能：
通過會博通法院電子檔案管理系統(tǒng)對法院內(nèi)部人員提供各類檔案利用服務(wù)。根據(jù)用戶的不同權(quán)限，確定檔案的可查看范圍和層次。提供了多種檢索方式，包括模糊檢索、二次搜索、高級檢索等；系統(tǒng)對各種文本格式文件支持全文檢索功能。
1、檢索條件：
查詢用戶可根據(jù)檔案的分類、題名、主題詞、責(zé)任者等目錄信息在多種檔案資源庫（包括文本、圖像、聲音、影像等）中進(jìn)行相關(guān)檔案內(nèi)容的檢索，支持模糊查詢和精確查詢。
2、二次檢索：
用戶在現(xiàn)有的查詢結(jié)果范圍內(nèi)，可進(jìn)行二次的條件檢索，再次縮小查詢目標(biāo)范圍。
3、分類檢索：
根據(jù)檔案的多級分類標(biāo)引信息進(jìn)行逐級交互式檔案檢索，支持模糊查詢和精確查詢。
4、高級檢索
通過系統(tǒng)的各種條件同時匹配進(jìn)行精準(zhǔn)檢索，如日期范圍、主題、責(zé)任者、編號、歸檔號、關(guān)鍵詞等。
5、全文檢索：
對于經(jīng)過OCR識別的文書檔案以及html 、txt 、Word、圖片、pdf 等類別的文字類電子檔案，可以進(jìn)行更為精確的全文檢索。
五、檔案管理
檔案管理業(yè)務(wù)流程包括文件管理、案卷管理、庫房管理等。
1、文件管理
會博通法院檔案管理信息系統(tǒng)將檔案資料分為兩種：一是案件，二是案卷。在系統(tǒng)中對文件的管理使用文件管理模塊。
文件管理模塊采用單件、批量或人工操作方式將采集、接收到的非標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文件轉(zhuǎn)換為符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與電子文件格式，另外可以依據(jù)采集時所帶的目錄信息，自動進(jìn)行分類，在服務(wù)器端形成結(jié)構(gòu)化有序存儲的文件資料庫。
2、案卷管理
會博通法院電子檔案管理系統(tǒng)的本業(yè)務(wù)流程主要實現(xiàn)對各種案卷級檔案數(shù)據(jù)資料的管理，主要操作為檔案資料數(shù)據(jù)的錄入和輸出以及對原文的管理。該業(yè)務(wù)模塊具有組卷管理和案卷鑒定等功能。其中組卷管理包括檔案立卷、案卷著錄和對案卷的組、插、合、拆卷等功能。
3、庫房管理
庫房管理實現(xiàn)了對檔案原件的規(guī)范管理。該模塊主要是包括實體管理、檔案移交、借閱管理和鑒定銷毀等功能。其中。實體管理利用條形碼技術(shù)實現(xiàn)了檔案庫房空間的數(shù)字化管理和實體檔案的自動定位。
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