知識學(xué)院
邁入“電子檔案”時代，電子歸檔系統(tǒng)已經(jīng)在多家企業(yè)上線
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。這標(biāo)志著我們邁入了一個全新的“電子檔案”時代。為了更好地管理企業(yè)的檔案資料，許多企業(yè)已經(jīng)上線了會博通電子歸檔系統(tǒng)，比如廣東通訊、中建八局、重任集團、能興地產(chǎn)、知行良知、佛山工控、路路通、中科智道、國藥控股等中大型企業(yè)，另外具有10萬+意向合作企業(yè)客戶，不得不說會博通電子歸檔系統(tǒng)這項技術(shù)給企業(yè)帶來了很多便利與工作效益。
一、會博通電子歸檔系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)盤點：
檔案收集：電子文件收集、電子文件登記、電子在線接收、原文上傳
檔案管理：電子檔案分類、編號編目、組件組卷、檔案提交入庫
檔案管理：到期鑒定、檔案移交、檔案銷毀、檔案統(tǒng)計
檔案利用：電子檔案檢索、借閱管理、電子檔案編研、歸還管理
庫房管理：庫房盤點、溫濕度管理、研究院檔案安全檢查、出入庫管理
系統(tǒng)管理：全宗管理、用戶管理、組織管理、角色管理、權(quán)限管理、系統(tǒng)日志。
檔案業(yè)務(wù)管理：分類管理、元數(shù)據(jù)管理、模板管理、流程管理、報表管理。
檔案工具：四性檢測、格式轉(zhuǎn)換。
輔助管理：維護系統(tǒng)的公共信息；
系統(tǒng)接口：檔案系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)之間的接口。
機構(gòu)管理：維護三級機構(gòu)目錄信息；
二、會博通電子歸檔系統(tǒng)功能優(yōu)勢
會博通電子歸檔系統(tǒng)充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，將企業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲，實現(xiàn)了檔案的電子化管理。通過電子歸檔系統(tǒng)，企業(yè)可以方便地對檔案進行存儲、檢索和共享。同時，該系統(tǒng)還具備多種功能和作用，如自動分類歸檔、快速檢索、安全備份等。
1）電子歸檔系統(tǒng)可以實現(xiàn)自動分類歸檔。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過繁瑣的分類整理，很容易造成資料混亂或遺失。系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則和關(guān)鍵詞進行自動分類歸檔，大大減輕了檔案管理員的工作量，提高了歸檔效率。這樣一來，企業(yè)可以更好地管理和掌握自己的檔案信息。
2）電子歸檔系統(tǒng)具備快速檢索功能。
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，查找特定檔案需要耗費大量的時間和精力。系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞搜索、目錄導(dǎo)航等功能，可以快速準(zhǔn)確地找到所需的檔案信息，提高了工作效率。不僅如此，某些高級的電子歸檔系統(tǒng)還可以進行全文檢索，可以搜索檔案內(nèi)的文本內(nèi)容，更方便地找到所需信息。
3）電子歸檔系統(tǒng)還可以實現(xiàn)檔案的安全備份。
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，因為紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害的損壞，造成檔案的丟失甚至毀滅。系統(tǒng)可以將檔案數(shù)據(jù)進行電子化存儲，并進行定期的自動備份，將檔案數(shù)據(jù)保存在遠程的服務(wù)器上。即使發(fā)生了突發(fā)情況，企業(yè)的檔案信息也是安全可靠的。
4）電子歸檔系統(tǒng)還提供了檔案的共享和協(xié)作功能。
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案的共享和協(xié)作往往面臨時間和空間上的限制。系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)，讓多個用戶同時訪問和編輯同一份檔案，實現(xiàn)了檔案共享和多人協(xié)作。這樣一來，不僅方便了企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，也加強了部門之間的溝通和協(xié)作。
會博通電子歸檔系統(tǒng)是企業(yè)進入“電子檔案”時代的重要一步。它利用現(xiàn)代信息技術(shù)為企業(yè)提供了全新的檔案管理方式，具備了自動分類歸檔、快速檢索、安全備份、共享協(xié)作等多種功能和作用。通過系統(tǒng)企業(yè)可以更好地管理和利用自己的檔案信息，提高工作效率，降低管理成本。相信隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，電子歸檔系統(tǒng)將會帶來更多的創(chuàng)新和變革，為企業(yè)帶來更多的便利和效益。
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