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數(shù)字化檔案管理軟件解決方案——數(shù)字化檔案必備知識(shí)
數(shù)字化檔案管理軟件指的是將項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件、資料、圖紙等紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便于存儲(chǔ)、管理和檢索。會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類、標(biāo)記、檢索、共享和保護(hù)，提高了檔案管理的效率和精度，同時(shí)也減少了紙質(zhì)檔案的占用空間和管理成本。
數(shù)字化檔案管理軟件
該數(shù)字化檔案管理軟件一般具備以下特點(diǎn)：
1.掃描：通過(guò)掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔。
2.標(biāo)記：對(duì)電子文檔進(jìn)行標(biāo)記，以便于檢索和識(shí)別。
3.分類：對(duì)電子文檔進(jìn)行分類，使其易于管理。
4.共享：支持多用戶同時(shí)訪問(wèn)和編輯文檔，方便信息共享和協(xié)作。
5.檢索：提供高效的檢索功能，使用戶可以輕松找到所需的電子文檔。
6.保護(hù)：采取安全措施，確保電子文檔的機(jī)密性、完整性和可用性。
應(yīng)用該系統(tǒng)可以提高檔案管理的效率和精度，降低管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還能夠?yàn)轫?xiàng)目管理提供更好的數(shù)據(jù)支持和決策分析。
什么是數(shù)字化檔案管理軟件？
數(shù)字化檔案管理軟件通常就是指數(shù)字化檔案管理軟件，隨著時(shí)代發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn)，在這時(shí)期，要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。
會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的自動(dòng)化管理。
主要實(shí)現(xiàn)檔案日常管理工作。包括對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等業(yè)務(wù)處理功能。檔案采集系統(tǒng)數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要批量完成對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能。系統(tǒng)提供了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核三大功能，并利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多人多客戶端，對(duì)多本檔案，不同材料同時(shí)采集處理能力。檔案查閱系統(tǒng)檔案查閱系統(tǒng)以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了多方考慮：可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
什么是檔案信息化系統(tǒng)？
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷(xiāo)毀。
這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
數(shù)字化檔案項(xiàng)目的基本性質(zhì)主要有：
1.信息系統(tǒng)集成：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理；
2.元數(shù)據(jù)建模：建立以元數(shù)據(jù)為核心的數(shù)字檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理；
3.檔案記錄：建立新檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)新的檔案記錄管理；
4.檔案清理：將檔案進(jìn)行歸類、整理，以滿足特定應(yīng)用需求；
5.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)化：將舊版檔案文件及元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為新的統(tǒng)一格式；
6.數(shù)據(jù)存檔：將新的檔案文件及元數(shù)據(jù)存檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理；
7.信息交互：完善的檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)便捷的檔案數(shù)據(jù)交互。
8.系統(tǒng)安全：建立安全控制系統(tǒng)，保障檔案完整性；
會(huì)博通數(shù)字化檔案管理軟件的介紹
隨著我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，可以說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。在2006年,有關(guān)組織部門(mén)明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。檔案數(shù)字化必將成為今后檔案的主要存在形式。
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