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文檔管理系統(tǒng)用途：賦予文檔發(fā)揮更大的作用力
一個(gè)文檔除了它本身內(nèi)容的收藏價(jià)值，還有什么實(shí)用價(jià)值？還有其他作用嗎？若它只是靜靜地躺在桌面上，在操作上，工作人員只能打開(kāi)查看文檔內(nèi)容，編輯，然后發(fā)送到另一端。另一端也只能重復(fù)打開(kāi)編輯操作，如此不斷循環(huán)，是否有錯(cuò)誤出現(xiàn)，能否還原著都是工作人員煩惱的問(wèn)題。
當(dāng)然有的人也會(huì)說(shuō)，文檔的的作用難道不就是這樣嗎？文檔作為工作的最重要的媒介，其實(shí)還能發(fā)揮更大的價(jià)值，但由于傳統(tǒng)的管理方式的弊端，讓文檔失去了實(shí)現(xiàn)價(jià)值的機(jī)會(huì)，而文檔管理系統(tǒng)的現(xiàn)身就能夠賦予一份文檔更強(qiáng)大的作用力。
采用文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一份文檔可同時(shí)與所有同事共享
會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)在工作中可以實(shí)現(xiàn)文檔的收集、收錄、整理、保存于利用，因此，公司、部門(mén)、個(gè)人文檔通過(guò)文檔管理系統(tǒng)將得到有序地歸類存放，以便后期的文檔利用，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)存儲(chǔ)架構(gòu)類似windows資源管理器，以樹(shù)狀文件夾的方式歸類集中存儲(chǔ)。公司在文檔管理系統(tǒng)上管理創(chuàng)建存儲(chǔ)架構(gòu)時(shí)，添加部門(mén)都會(huì)自動(dòng)生成部門(mén)文件夾。文件夾或者文件通過(guò)授權(quán)分享的方式控制人員對(duì)文檔的操作權(quán)限。
在文檔管理系統(tǒng)上，支持隨時(shí)查看文檔操作日志
一份文檔被哪些人看過(guò)？被哪些人修改或下載過(guò)？這是管理層較關(guān)心的問(wèn)題之一，特別當(dāng)一份文檔因?yàn)樾薷暮蟀l(fā)生問(wèn)責(zé)。當(dāng)使用會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)，可以通過(guò)查看文檔日志來(lái)了解誰(shuí)在什么時(shí)間對(duì)文檔做了哪些操作。文件日志里包含的信息有：文件名、文件版本、上傳時(shí)間、操作類型（編輯、下載、刪除、還原、重命名、復(fù)制、移動(dòng)、授權(quán)）。
使用文檔管理系統(tǒng)在移動(dòng)終端辦公
會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)支持多端登錄，不受時(shí)間、地域等因素的限制，無(wú)論您在何時(shí)何地都能夠通過(guò)移動(dòng)設(shè)備查看公司文檔，在外辦公再也不需要拷貝文件至U盤(pán)或者硬盤(pán)中。對(duì)于經(jīng)常在外辦公的人員來(lái)說(shuō)，只要連接上網(wǎng)絡(luò)，即可獲取公司的文檔資源。不僅如此，會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)還集成了即時(shí)通訊、工作流和郵箱模塊，也就是說(shuō)，在外辦公也能和同事聊天，可以處理審批請(qǐng)求，還可以查看郵箱接收的附件和正文。
在文檔管理系統(tǒng)查看文檔的歷史版本
如果文件修改發(fā)生錯(cuò)誤如何還原？我們常用的WPS、office雖然提供了最近版本記錄和還原的功能，但那僅限于個(gè)人賬戶的使用。在公司的大環(huán)境中，企業(yè)文檔管理系統(tǒng)可以記錄每一分文檔的的提交版本，即使一份文檔已經(jīng)被修改過(guò)無(wú)數(shù)次，通過(guò)會(huì)博通企業(yè)文檔管理系統(tǒng)，仍能夠找回文檔第一次、第二次修改后的版本。
文檔管理系統(tǒng)確實(shí)不再是一個(gè)單純的保存文檔那么簡(jiǎn)單了，會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)在文件管理的基礎(chǔ)上加強(qiáng)單位人員協(xié)作辦公，讓每一份文檔都能發(fā)揮其最大的作用力!
會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)是一種目前在企業(yè)運(yùn)作中的重的信息化工具，能夠幫助政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)等組織實(shí)現(xiàn)文檔管理的智能化、規(guī)范化、自動(dòng)化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高企業(yè)的管理效率和競(jìng)爭(zhēng)力。經(jīng)過(guò)不斷優(yōu)化、完善相關(guān)制度與流程，企業(yè)可以進(jìn)一步提升文檔管理的精度和可靠性，從而加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信息化建設(shè)的深入發(fā)展。
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