知識(shí)學(xué)院
學(xué)員檔案管理——學(xué)校電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用
紙質(zhì)的學(xué)生檔案管理一直是很多學(xué)校頭痛的問(wèn)題，在管理工作其材料分類(lèi)歸檔難、學(xué)生獎(jiǎng)懲審核難慢、校外實(shí)習(xí)學(xué)生填寫(xiě)不方便、學(xué)生年度表現(xiàn)入檔混亂，用時(shí)查找不便利、更新與維護(hù)。
會(huì)博通電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)有效整合校內(nèi)招生、學(xué)校學(xué)生管理、學(xué)生歷程、教育教學(xué)、教師檔案、教學(xué)資料、就業(yè)等檔案資源，形成從學(xué)生報(bào)到入學(xué)到畢業(yè)離校全鏈條、全過(guò)程、一體化的檔案管理流程，確保學(xué)生學(xué)生檔案真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范完整。該平臺(tái)還具有歸檔數(shù)據(jù)對(duì)接容易、在線(xiàn)填報(bào)不受地域限制、師生查找方便、壽命長(zhǎng)、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、成本低等優(yōu)點(diǎn)。
02、設(shè)計(jì)理念
開(kāi)放——開(kāi)放的數(shù)據(jù)接入，通過(guò)數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)與綜合素質(zhì)、教務(wù)等系統(tǒng)的對(duì)接。
安全——完善的安全機(jī)制讓重要檔案資料不丟失，不泄露。
便捷——便捷的可在線(xiàn)填報(bào)，不限地點(diǎn)可進(jìn)行單個(gè)或批量審批。
實(shí)時(shí)——實(shí)時(shí)顯示學(xué)生填報(bào)各類(lèi)檔案完成情況，統(tǒng)計(jì)各單位工作完成率。
流程——可以在線(xiàn)上進(jìn)行快速審批，不受地點(diǎn)，時(shí)間的限制。
03、特色功能
電子檔案袋：自動(dòng)生成個(gè)人PDF檔案，合并歸檔。
電子簽名：支持輔導(dǎo)員簽名，檔案審核線(xiàn)上完成。
電子簽章：支持學(xué)校印章電子化，隨時(shí)隨地進(jìn)行簽章授權(quán)。
異地在線(xiàn)填報(bào)：支持在線(xiàn)發(fā)放、填報(bào)、審批、歸檔、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)全流程信息化改造。
04、學(xué)生檔案平臺(tái)功能簡(jiǎn)介
學(xué)校電子學(xué)生檔案平臺(tái)其中包括了學(xué)生身份信息、學(xué)年鑒定、學(xué)生注冊(cè)信息、學(xué)生記載、學(xué)生變動(dòng)、畢業(yè)生信息等各種類(lèi)型的內(nèi)容。
新生入學(xué)后，學(xué)生可以使用學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)上填報(bào)“大學(xué)學(xué)生卡”，自動(dòng)人臉核驗(yàn)對(duì)比身份證信息。依據(jù)省級(jí)招生部門(mén)提供的錄取新生電子檔案信息、錄取通知書(shū)、照片、身份證等重要信息以及新生中學(xué)學(xué)生檔案與新生本人逐一核對(duì)。
電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)教師端：
（1）創(chuàng)建檔案：教師（檔案管理員或兼職員）創(chuàng)建檔案，指定檔案類(lèi)型、年份，添加填報(bào)任務(wù)。
（2）檔案歸檔：針對(duì)檔案的新增、修改、刪除，每次變動(dòng)都會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)生成可追溯記錄。
（3）檔案審批：可以單個(gè)或者批量檔案審核。系統(tǒng)上可電子簽名，電子簽章合并至學(xué)生檔案并保存為PDF。
（4）檔案預(yù)覽：模擬真實(shí)化紙質(zhì)表單預(yù)覽打印效果。
（5）檔案導(dǎo)出：多種整理篩選模式組合，按需合并學(xué)生檔案生成壓縮包導(dǎo)出，用于物理轉(zhuǎn)儲(chǔ)或備份。
學(xué)校電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)學(xué)生端：
1．學(xué)生登錄
學(xué)生可以通過(guò)PC端或移動(dòng)登錄，簡(jiǎn)單安全快捷。與學(xué)校原有系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)對(duì)接，簡(jiǎn)化身份認(rèn)證環(huán)節(jié)。
2．檔案填報(bào)
（1）填報(bào)列表：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生成績(jī)、學(xué)生學(xué)年鑒定表等各類(lèi)待填表進(jìn)度展示
（2）定制化檔案：可根據(jù)各高校不同的教學(xué)安排情況進(jìn)行表單仿真化建設(shè)。
（3）內(nèi)置檔案表類(lèi)型：根據(jù)學(xué)校的標(biāo)準(zhǔn)可在電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，新生入學(xué)登記表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位審批表、學(xué)生成績(jī)檔案表。
（4）智能檢測(cè)：學(xué)生學(xué)制與檔案匹配情況，自動(dòng)開(kāi)放“學(xué)生異動(dòng)登記表”填報(bào)入口
（5）預(yù)覽、暫存、驗(yàn)證：格式預(yù)覽、暫存續(xù)填、自動(dòng)驗(yàn)證，填報(bào)中斷自動(dòng)保存已錄入數(shù)據(jù)拒絕不合規(guī)無(wú)效信息提交、為檔案審核工作提速增效
（6）基礎(chǔ)信息關(guān)聯(lián)：檔案填報(bào)時(shí)學(xué)生關(guān)鍵基礎(chǔ)信息的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，避免誤填亂報(bào)。
（7）我的檔案：虛擬化檔案袋，檔案審核信息由此功能反饋，學(xué)生可撤回、修改、再次提交審核。已審核檔案可我的檔案內(nèi)進(jìn)行下載打印。
學(xué)校電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)管理員端：
1、總控制臺(tái)：系統(tǒng)整體運(yùn)行情況匯總統(tǒng)計(jì)，為系統(tǒng)運(yùn)維決策提供數(shù)據(jù)支持。
2、數(shù)據(jù)隔離：同一功能，不同角色如：院系領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)工處，輔導(dǎo)員，遵循最小可見(jiàn)數(shù)據(jù)范圍規(guī)則進(jìn)行權(quán)限隔離，保障數(shù)據(jù)安全。
3、數(shù)據(jù)管理：學(xué)校相關(guān)如：院系、班級(jí)、專(zhuān)業(yè)、年級(jí)、人群，學(xué)生相關(guān)如：個(gè)人基礎(chǔ)信息、學(xué)號(hào)、姓名、賬號(hào)等基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)管理。
會(huì)博通學(xué)校電子學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的檔案實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)中心
1、可視化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)： 用戶(hù)根據(jù)自己的實(shí)際需求可以按歷史時(shí)間維度檔案統(tǒng)計(jì)，按學(xué)生年級(jí)、院系維度檔案統(tǒng)計(jì)。
2、詳細(xì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表：按檔案類(lèi)型或?qū)W生屬性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可隨時(shí)導(dǎo)出詳細(xì)報(bào)表，又能夠快速定位問(wèn)題檔案責(zé)任人。
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