如何做好工程咨詢公司檔案管理？你可以從這幾個方面考慮

作為咨詢行業(yè)一員，工程咨詢公司日常工作就是扎根在各種數(shù)據(jù)、資料當中。做好工程咨詢檔案管理，對于檔案溯源、咨詢案例積淀與學習、數(shù)據(jù)分析調(diào)用都有很大的行業(yè)價值。那么如何做好工程咨詢？你可以從下面這幾個方向來考慮。

1.做好工程咨詢檔案的統(tǒng)一、規(guī)范收集

所謂工程咨詢檔案，指的是工程咨詢企業(yè)，在為客戶提供咨詢服務的過程中所形成的，具有查考和保存價值的文件、材料，覆蓋咨詢單位從接受、編研、審核、合議、審批到出具報告的全過程。

檔案資料類型可大致分為咨詢成果報告、咨詢依據(jù)文件、其它文件三個部分。其中咨詢成果報告又包含咨詢報告書正本、各類分析說明文件、計算書、統(tǒng)計匯總表、工程造價審定、技術文件工作底稿等；咨詢依據(jù)文件包括委托方提供的資料清單、項目建議書及批件、設計方案、招標文件、工程承包合同、工程預（結(jié)）算書、設計變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細單、各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料、會議紀要、文函等；其它文件有工程造價咨詢合同、司法鑒定委托書、咨詢單位作業(yè)計劃書、《工程造價咨詢質(zhì)量控制流程表單》原件、《地區(qū)工程造價信息表》等。做好工程咨詢檔案管理工作的首要任務，就是要將這些分散的資料統(tǒng)一收集、規(guī)范歸檔。

紹林科技工程咨詢檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供了一種多用戶協(xié)作，并且能夠自動接收第三方文件的檔案管理模式。

紹林科技工程檔案管理系統(tǒng)多人授權(quán)登錄管理，假如一個項目分為幾條線索同步執(zhí)行，那么每一個方向的負責人都可以即時地將檔案歸檔至系統(tǒng)當中。同理，如果企業(yè)當中，同時有多個項目同步進行，這些項目當中的文件，也可以同步歸檔。此外，如果在咨詢的過程當中用到企業(yè)微信、ERP等其它系統(tǒng)，也可以同步將其它系統(tǒng)當中的文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)當中，可以非常方便地將工程咨詢文檔統(tǒng)一歸檔。

2.做好工程咨詢檔案的利用和共享工作

將工程資源檔案收集起來的目的，就是為了利用。要做好利用，你可以從兩個方面下功夫。第一是確保檔案資料的真實性與記錄的完整性，第二是做好工程檔案的編目和分類工作，建立完善的存儲檢索系統(tǒng)，以便后續(xù)檔案能夠得到快速、精準的搜查和利用

在確保工程咨詢檔案的真實性與完整性方面，紹林科技用流程化的管理架構(gòu)，創(chuàng)造性地解決了這個問題，利用紹林科技工程咨詢檔案管理系統(tǒng)，你可以對各個的資料設定表格模板，框定填表規(guī)范。同時，對于每一份待歸檔的檔案，都可在系統(tǒng)當中增加流程審核環(huán)節(jié)，并且可將甲方納入審核環(huán)節(jié)，以確保資料的完備和正確。

在檔案編目、分類和檢索方面，紹林科技遵循國家和行業(yè)規(guī)范設立了非常靈活的體系架構(gòu)，比如將工程檔案咨詢資料劃分為咨詢成果報告、咨詢依據(jù)文件、其它文件3個方面，再向下細分的方式。紹林科技對于工程咨詢檔案層級劃分不做限制，企業(yè)可以在規(guī)范的范圍內(nèi)進行無限細分、靈活調(diào)整。同時，紹林科技也為企業(yè)提供了一個資源搜索平臺，通過該平臺，系統(tǒng)用戶可隨時隨地查詢所需檔案資料，并利用鏈接和短信的方式將它們發(fā)送給需要協(xié)作的客戶和部門，真正做到了工程咨詢檔案的融通調(diào)用。

3.做好工程咨詢檔案統(tǒng)計分析工作

咨詢行業(yè)本身就是一個對于分析能力要求極強的工作，對于工程咨詢檔案管理也是一樣的。對工程咨詢各項目檔案進行調(diào)研和統(tǒng)計分析，有利于調(diào)整工程咨詢業(yè)務未來的發(fā)展及工作側(cè)重點。

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