會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)4大功能需求
隨著各行各業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，日常辦公、業(yè)務(wù)中組織產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進(jìn)行管理和長(zhǎng)期保存、利用。
近年來(lái)國(guó)家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出臺(tái)若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件。
為了貫徹落實(shí)中共中央印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨黨員教育管理工作條例》（中發(fā)〔2019〕15號(hào)）明確提出的“有條件的地方，實(shí)行黨建檔案電子化管理”。目前，院辦公室已將黨內(nèi)收發(fā)文件管理、黨員信息管理、黨費(fèi)管理、黨員參加組織生活、執(zhí)行“三會(huì)一課”制度、開(kāi)展民主評(píng)議等材料，納入電子化檔案體系。
電子會(huì)計(jì)憑證（也就是我們所說(shuō)的電子發(fā)票）原件的歸檔工作！
一、電子發(fā)票報(bào)銷的三大麻煩
麻煩一：查重
無(wú)論是電子普通發(fā)票還是電子專用發(fā)票，對(duì)于很多處理電子發(fā)票報(bào)銷的財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，覺(jué)得處理電子發(fā)票報(bào)銷（尤其是打印紙質(zhì)文件后報(bào)銷）工作最大的麻煩莫過(guò)于要對(duì)報(bào)銷發(fā)票進(jìn)行查重處理。覺(jué)得要自己手工去建立一個(gè)報(bào)銷臺(tái)賬，進(jìn)行逐一查重已經(jīng)是徒增很大的工作量了。
麻煩二：真?zhèn)尾轵?yàn)
因?yàn)榇蛴〉募堎|(zhì)發(fā)票與傳統(tǒng)發(fā)票采用專用紙張打印不同，所以查驗(yàn)真?zhèn)我彩且患夭豢缮俚墓ぷ?。?dāng)然，查驗(yàn)可以通過(guò)國(guó)稅局官方網(wǎng)站提供的發(fā)票查驗(yàn)功能進(jìn)行查驗(yàn)，也可以通過(guò)電子發(fā)票查重工具中集成的發(fā)票查驗(yàn)功能同步查重和真?zhèn)尾轵?yàn)。
麻煩三：原件歸檔
除了上述兩個(gè)基本上所有財(cái)務(wù)都能想到并解決的麻煩外，還有一個(gè)麻煩，就是原件歸檔的問(wèn)題，這個(gè)也是很多單位財(cái)務(wù)人員還沒(méi)有解決或者不知道解決的麻煩。
會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)功能需求
1. 數(shù)據(jù)采集
數(shù)據(jù)采集是檔案系統(tǒng)的開(kāi)端，同樣也是檔案工作的重點(diǎn)，針對(duì)不同來(lái)源、不同類型、不同等級(jí)的檔案文件是需要不同的方式采集的，入庫(kù)時(shí)所賦予的權(quán)限，編號(hào)都是不一樣的。
2. 數(shù)據(jù)整理
數(shù)據(jù)整理是比較核心的工作，對(duì)采集的信息進(jìn)行有效合理的整理，才可以讓后續(xù)的工作更加快速高效的運(yùn)行。對(duì)于采集過(guò)來(lái)的不同種類的文件需要進(jìn)行再一次的歸類，打上標(biāo)記方便后續(xù)的工作。
3. 數(shù)據(jù)查找
數(shù)據(jù)查找得快慢是最能體現(xiàn)出效率的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)要支持單個(gè)條件以及多個(gè)條件的查詢方式，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中準(zhǔn)確的找到符合條件或編號(hào)、標(biāo)記相同的檔案文件，方便利用。
通過(guò)新建檔案流程，填寫檔案有關(guān)的關(guān)鍵信息：檔案號(hào)、編號(hào)二維碼、盒號(hào)、頁(yè)數(shù)、年度、存儲(chǔ)介質(zhì)、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規(guī)范模板。
4.檔案借閱
檔案借還管理借還不規(guī)范，糾紛多，效率低！員工私自外借，信息泄露難追溯，重要檔案丟失，損失慘重！會(huì)博通會(huì)計(jì)檔案的高速借還功能，簡(jiǎn)單6步解決檔案借還問(wèn)題：①高拍儀快速識(shí)別身份信息 ②系統(tǒng)自動(dòng)搜索檔案 ③填寫表單 ④利用高拍儀拍照上傳 ⑤打印表單簽字確認(rèn) ⑥提交并完成申請(qǐng)。
其實(shí)檔案管理系統(tǒng)就是對(duì)企業(yè)所產(chǎn)生的紙質(zhì)、聲像、視頻等文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，用于提高企業(yè)對(duì)于檔案管理的效率。所以功能上一定要過(guò)關(guān)。
放眼未來(lái)，會(huì)博通將繼續(xù)用強(qiáng)大的研發(fā)實(shí)力，精準(zhǔn)的產(chǎn)品定位，完善的運(yùn)維客服，專注于產(chǎn)品及服務(wù)，匠心打造更加完善的綜合知識(shí)管理平臺(tái)，為客戶提供綜合檔案管理方案，助力客戶進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新高效的辦公服務(wù)。
