企業(yè)檔案管理軟件如何選型？制造行業(yè)實操案例分享

目前，效率是企業(yè)管理面臨的最大挑戰(zhàn)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步給予我們解決問題達(dá)到魚與熊掌兼得的良好效果。企業(yè)管理涵蓋項目、業(yè)務(wù)、市場、營銷、采購、財務(wù)、人力資源等等，要有序高效地處理好各個環(huán)節(jié)，離不開企業(yè)信息化管理平臺。那么，如何選擇適合企業(yè)自身的管理系統(tǒng)呢？

很多先進(jìn)的管理軟件，所配備的流程是國外或者跨國企業(yè)適用的管理流程，例如采購方面的流程。根據(jù)專業(yè)機(jī)構(gòu)資料顯示，目前國內(nèi)的基本采購流程基本是確定需求—需求的規(guī)格要求—選擇可能的供應(yīng)來源—價格對比—訂單安排—訂單追蹤和考核—核對發(fā)票—不符合退貨處理—結(jié)案—記錄與檔案維護(hù)，國外的采購流程則為明確需求—編輯供應(yīng)商開發(fā)進(jìn)度表—尋找供應(yīng)商資料—初步聯(lián)系—初步訪廠—報價—正式工廠審核—樣品認(rèn)證—小批量試產(chǎn)—正式接納為合格供應(yīng)商—訂單轉(zhuǎn)移—正常生產(chǎn)階段—，其中涉及的流程、政策均不一。

因此，生搬硬套只會降低工作效率的同時，損害企業(yè)的經(jīng)營利益。因此選擇時，更應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的經(jīng)營情況來選擇，不能盲目因為一些標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品流程來改變自己的采購和生產(chǎn)流程，導(dǎo)致業(yè)務(wù)運(yùn)行混亂和線上線下流程分開處理的后遺癥出現(xiàn)。

企業(yè)檔案管理軟件選型：通常包括產(chǎn)品研發(fā)文檔、生產(chǎn)文檔、質(zhì)量手冊，程序文件，工作說明，質(zhì)量記錄表，生產(chǎn)計劃，銷售合同文檔，經(jīng)營制造類企業(yè)將生成大量文檔資料。制造業(yè)類的人企業(yè)要實現(xiàn)自動化、智能化生產(chǎn)、經(jīng)營與管理，高效規(guī)范管理大量的文檔資料是基礎(chǔ)，集中存儲和管理文檔也提出了很高要求。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)，作為檔案管理系統(tǒng)研發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)者，對制造企業(yè)的檔案管理問題做深入研究，同時提出了有效的解決方案，下面小編就簡單整理會博通產(chǎn)品經(jīng)理給出制造業(yè)的文檔管理解決方案供大家參考：

1、資料歸檔存儲與共享：文檔集中存儲、集中管理、集中梳理，提高文檔的二次利用率。

2、歷史版本管理：支持歷史版本，同時保存文檔多個版本。多人協(xié)同時，同一個文檔被多人編輯更新后，任何用戶都可以通過歷史版本功能查看以往文檔的版本記錄，還可進(jìn)行任意找回，操作。

3、水印保護(hù)：預(yù)覽文檔時，自動以當(dāng)前用戶名字、用戶名、時間作為數(shù)據(jù)增加水印到當(dāng)前文檔，拍照、下載、截屏進(jìn)行惡意傳播時都會受到追責(zé)。

4、權(quán)限管理：通過虛擬化在系統(tǒng)上的組織架構(gòu)，定義與用戶職責(zé)職能一致的使用權(quán)限。

5、流程協(xié)作管理體系：所有文檔檔案內(nèi)容均可發(fā)起自定義表單與流程步驟的流程協(xié)作，將管理對象與其業(yè)務(wù)串聯(lián)，文檔從創(chuàng)建、協(xié)同、沉淀與再利用的全生命周期管理。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)涵蓋多個行業(yè)及專業(yè)領(lǐng)域檔案管理，包括人事檔案、干部人事檔案、工程檔案、科技檔案、客戶檔案、合同檔案、財會檔案等等。

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與運(yùn)用是在基本的檔案數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，改變檔案數(shù)據(jù)處理方式與管理方式，對檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步的整合和深利用，為用戶提供了具有針對性的檔案使用率；實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案開發(fā)與利用模式的更新，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)中的利用和共享。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理，合同管理等綜合知識管理領(lǐng)域一直處于行業(yè)領(lǐng)先水平。