工程項目檔案管理如何延伸應(yīng)用于企業(yè)案例中

近年來，各市檔案局采取多項措施，積極深入重點工程施工現(xiàn)場，指導(dǎo)檔案工作，努力做到經(jīng)濟工作延伸到哪里，檔案管理規(guī)范到哪里。

工程項目檔案管理工作直接關(guān)系到國計民生！它是項目竣工的依據(jù)、工程質(zhì)量的憑證以及科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施等方面的可靠資料，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進創(chuàng)新的重要價值！

工程項目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習(xí)慣，讓檔案作為一個工程項目的附屬品，僅僅作為驗收和應(yīng)付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，顯露出了工程項目驗收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時、檢查工作強度大等等的問題。

一、工程項目檔案歸檔工作基本難題

1. 檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實情況，檔案利用率低等情況發(fā)生；

2. 沒有相關(guān)的檔案管理制度，發(fā)生情況無法追溯來源，一些重要的檔案，比如合同檔案、財務(wù)檔案等一旦缺失，將給企事業(yè)單位帶來重大的經(jīng)濟損失，而檔案管理員也會因此受到連帶責(zé)任，輕者失業(yè)，重則追究法律責(zé)任；

3. 傳統(tǒng)的檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗時長，鑒定工作復(fù)雜等，都不利于組織效率的提高。

二、會博通工程項目檔案的全生命周期管理

工程項目檔案的全生命周期管理從起草、審批到歸檔的自動化流程管理，與分布式的檔案整理與數(shù)字化管理并行，全面實現(xiàn)紙質(zhì)、電子檔案的實時歸檔。

通過檔案對工程項目進度進行實時監(jiān)控通過檔案到位情況，實時監(jiān)控工程項目進度，提高工程項目管理效率。工程項目檔案的規(guī)范化應(yīng)用檔案的規(guī)范化管理，全面權(quán)限控制存取，標(biāo)準(zhǔn)化借還管理。

建筑工程檔案，是建筑項目全過程的原始真實記錄。它不僅是建筑企業(yè)在工程建設(shè)與維護、整理與驗收過程中不可或缺的一環(huán)，還是記錄建筑行業(yè)發(fā)展的重要載體，是推進行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要資源。 基于對工程檔案管理的高度重視，貴陽筑水發(fā)展有限公司聯(lián)手會博通，構(gòu)建綜合檔案管理系統(tǒng)，推進工程檔案的規(guī)范化管理。

三、案例應(yīng)用：貴陽筑水發(fā)展有限公司綜合管理系統(tǒng)

貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司采用會博通綜合知識管理系統(tǒng)全面實現(xiàn)辦公自動化管理，并與檔案管理（包括文書、基建、人事等綜合性檔案）模塊連成線，從審批事項的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實現(xiàn)一體化管理。

通過工程項目資料的實時歸檔，讓工程檔案發(fā)揮知識價值，打造企業(yè)核心競爭力，同時實現(xiàn)工程項目建設(shè)情況的整體管控，歸檔后員工可以按照權(quán)限取用，不僅從公司層面全面實現(xiàn)企業(yè)專有核心資料的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專用知識內(nèi)容，開放給擁有對應(yīng)權(quán)限的員工取用，響應(yīng)其學(xué)習(xí)需求，為工作提供知識支持。