合同檔案管理系統(tǒng)：同事這樣做合同歸檔，領(lǐng)導(dǎo)也點(diǎn)贊！

公司業(yè)務(wù)蹭蹭漲，合同文件疊疊高，怎么歸檔即規(guī)范、效率又高？

跟著小博的分享，用會博通文件檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行合同歸檔，簡單幾步就完成！

下面為大家介紹兩種思路，除了由檔案管理員\法務(wù)\行政人員集中錄入歸檔外，還可以由相關(guān)人員在各地掃描上傳、再由檔案員集中管理，上傳與管理更靈活。

1、由檔案員集中上傳、集中管理

如果貴司的合同是集中遞交由檔案管理員\法務(wù)\行政人員處錄入歸檔與管理，那么可參考這種方式，一氣呵成完成紙質(zhì)合同從著錄、掃描、上傳到歸檔儲存的一體化錄入。

首先，檔案員可根據(jù)手中合同的對應(yīng)分類，選中所需分類目錄的最底層文件夾，在右側(cè)界面的[新建]菜單下選擇[文件]。

會博通系統(tǒng)提供了多種新建錄入方式，這里我們以常用的[網(wǎng)頁新建]為例。

接著，在彈出的檔案屬性界面中錄入合同編號、 簽訂日期、合同金額等信息，進(jìn)行檔案著錄。如果合同信息無法通過[標(biāo)準(zhǔn)屬性]來完整著錄，還可通過[附加屬性]來補(bǔ)足。

最后，選擇[掃描新建]，通過直連的掃描儀或高拍儀，即可掃描形成電子文件，點(diǎn)擊[保存]完成錄入，亦可勾選[提交后新建]繼續(xù)錄入下一份。

簡單幾步，即可一體化完成合同檔案的著錄、掃描上傳與歸檔儲存了。

2、由成員分布上傳、檔案員集中管理

對于業(yè)務(wù)量大、業(yè)務(wù)分散各地的企業(yè)組織來說，若先將文件傳回檔案員處，再“排隊(duì)”等候掃描錄入，不僅時(shí)間損耗大，人力消耗也會增加

。當(dāng)檔案管理由法務(wù)、行政人員兼任時(shí)，上傳工作的優(yōu)先度還難以顧及。

這種情況，用會博通掃描機(jī)器人“龜仔”，就可以將掃描上傳“這件小事”交給分布各地的相關(guān)人員了。誰形成，誰上傳，再交由檔案員應(yīng)用檔案管理機(jī)器人“貓仔”集中管理，效率也能更上一層樓。

有朋友可能會擔(dān)心：不會操作怎么辦？小博拍胸口保證：操作簡單易上手！

成員應(yīng)用“龜仔”掃描上傳：

（1） 刷卡\掃碼\輸入賬號密碼，登錄程序；

（2） 選擇文件類型（由管理員設(shè)置可上傳類型）；

（3） 放入文件，需注意方向及順序，點(diǎn)擊掃描；

（4） 如需繼續(xù)上傳，還可繼續(xù)掃描，亦可上傳電子版合同原稿作為附件；最后點(diǎn)擊上傳，文件即自動上傳至預(yù)設(shè)路徑下。

值得一提的是，應(yīng)用“龜仔”時(shí)，還可點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)入屬性界面，直接識別、復(fù)制雙層PDF文件中的文字內(nèi)容，填寫到檔案屬性中，方便檔案著錄。

目前，一套會博通檔案系統(tǒng)最大可支持200人掃描上傳，且不占用系統(tǒng)注冊用戶數(shù)，所以非常適合多地需要數(shù)字化上傳的情況。

檔案員應(yīng)用“貓仔”集中管理：

文件上傳后，檔案管理人員應(yīng)用會博通“貓仔”，通過系統(tǒng)[歸檔編輯]平臺，即可對收到的文件統(tǒng)一歸檔編輯管理。

還可通過統(tǒng)計(jì)功能中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)表，如[檔案歸檔文件臺賬]，來統(tǒng)計(jì)合同的歸檔情況，并可導(dǎo)出數(shù)據(jù)到Excel以便總結(jié)匯報(bào)。

以上就是本次介紹的內(nèi)容，大家還有哪些想了解的應(yīng)用場景？歡迎評論留言告訴我們！

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