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民政檔案管理系統(tǒng)解決方案,民政檔案管理問題及應對措施
1.新時期民政檔案管理中的常見問題
1.1時代和地方特征在民政檔案信息化管理在中尚未得到體現(xiàn)
在民政檔案管理體系中，在結構上目前還存在著一些不盡合理的問題。主要體現(xiàn)在：
一是：本行政地區(qū)的一級機構檔案是檔案信息的主要來源，但對屬于很多經濟成分及人員檔案的二、三級機構而言只有相對較少的檔案信息存儲量。目前對此方面的檔案管理整體水平不高，時代特征的體現(xiàn)還存在一些問題有待于不斷改進。
二是：我國民政檔案主要記錄國家及社會層面的一些事務，與群眾之間具有密切關系的檔案內容相對較少，大部分的檔案資料只是對宏觀民政管理的描述，很多方面與地方民政檔案信息具有一定關系。
三是：在民政檔案管理類別中，文字檔案資料最多，而基于計算機技術的多媒體資料相對比較少，文字檔案管理不僅使檔案管理水平降低，還在一定程度上對檔案管理利用具有阻礙作用。
1.2民政檔案信息資源為實現(xiàn)充分共享，主要體現(xiàn)在
一是：采取垂直領導的部門在民政檔案管理中按照有關規(guī)定向當?shù)鼐C合檔案館不再移交檔案。
二是：民政檔案資料中具有保密及專業(yè)性的向綜合民政檔案管理部門不再移交，公安及檢察院等一些部門檔案，因存在需保密的當事人隱私資料，因此根據(jù)有關規(guī)定向專業(yè)綜合民政檔案管理部門無需移交。
三是：綜合民政檔案管理機構目前不具有較強的專業(yè)檔案接收和收集力度。
1.3民政檔案信息化建設難度相對較大
一是：在思想意識上的重視程度還有待于進一步提高，未明確檔案管理信息化發(fā)展方向，領導在民政部門檔案管理信息化推進工作中比較松懈，有關執(zhí)行部門容易出現(xiàn)推脫，難以推行民政檔案管理的信息化。
二是：相關建設資金還有待于加大投入，檔案管理信息化不只需要軟件研發(fā)費用，還需要硬件及維護實施費用，整體上需要較大費用，短時間內其投入不能迅速得到回報，難以使領導提高資金的支持。
三是：高水平的檔案信息化管理人才相對不足。我國很多民政檔案管理人員還屬于傳統(tǒng)管理專業(yè)人才，但不熟悉信息化管理，而信息化與和手工管理模式存在較大的差別，容易造成缺乏檔案信息化管理專業(yè)人才的問題。
1.4民政檔案信息未得到完
全開發(fā)利用。民政檔案管理可為社會做出貢獻，提高領導加大信息化投入的信心?？v觀民政檔案管理的開發(fā)利用，還只是提供信息存儲管理，在現(xiàn)實生活中信息難以被充分利用。
2.新時期加強民政檔案管理的措施
2.1民政檔案資源結構不斷優(yōu)化
在文化教育等方面不斷開發(fā)民眾的檔案信息資源，進而對國家提升教育文化建設決策水平具有促進作用。因此，民政檔案管理部門應多元化采集檔案館藏檔案資料，有效優(yōu)化檔案資源的數(shù)據(jù)結構。在民政檔案信息系統(tǒng)中納入普通民眾、個體經營戶及中小企業(yè)主等檔案資料，不只是簡單的有關政府部門檔案數(shù)據(jù)，這樣才能使檔案管理水平不斷提高。
2.2高效整合民政
檔案資源。整合民政檔案資源不只是收集和征集多元化民政檔案資料，還要實現(xiàn)基于統(tǒng)一管理的分級管理模式，進而高效配置和整合民政檔案資源，使其與現(xiàn)代化經濟發(fā)展特征相適應。在不同權限下實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，進而使民政檔案數(shù)據(jù)資料的利用率明顯提高，并使民政檔案管理中的信息低效問題得到有效解決。
2.3檔案數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)建設不斷完善
一是：應對民政檔案信息化加大投入力度。加大民政檔案信息化建設力度，使民政檔案信息化建設夠有效推進?？v觀民政檔案管理實際情況，領導只有對此項工作提高重視程度，才能使檔案管理數(shù)據(jù)的信息化建設得到有效推動。
二是：應積極培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才。這對于民政檔案管理信息化建設具有保障作用，也是一項關鍵工作。由于檔案管理在傳統(tǒng)手工模式下和以信息化系統(tǒng)建設為基礎的檔案管理具有完全不同的形式，對檔案管理工作人員的要求也更高。
基于上述的民政檔案管理問題，會博通提供了實用的民政檔案管理系統(tǒng)解決方案。
會博通民政檔案管理系統(tǒng)解決方案主要是針對民政檔案的工作需求，不斷完善民政檔案的全面性收集、錄入、四性檢測、整理、歸檔、利用（借閱、共享、查詢等）、銷毀等全生命周期管理功能,滿民政檔案管理需要,集中管理實體與電子檔案。
會博通民政檔案管理系統(tǒng)功能：
檔案管理：檔案采集-檔案錄入-檔案整理-檔案借閱-檔案利用（檔案檢索、編研）-檔案銷毀完整的閉環(huán)管理。
基礎資料設置：檔案初始化，檔案卡制作，檔案臺賬，檔案類別設置，公司資料設置等。
提醒管理：檔案到期提醒，檔案文件提醒，檔案借閱到期提醒。
檔案檢索管理：按照學院，民政導航檢索，按照檔案類別檢索，檔案屬性，關鍵詞、自定義檢索條件。
系統(tǒng)管理：用戶管理，權限設置，權限組設置，系統(tǒng)初始化，系統(tǒng)日志資料等。
自定義功能點：自定義磁鐵界面顯示，自定義屬性、自定義錄入表單設置，自定義設置Excel模板打印，自定義權限設置、自定義設置檢索條件，自定義設置提醒... ..
系統(tǒng)功能包含首頁、檔案移交收錄、歸檔入庫、檔案管理、基礎管理、個人中心、借閱利用等模塊，能夠實現(xiàn)檔案采集、檔案審核、檔案檢索、檔案借閱等功能，滿足幾乎所有民政檔案的檔案管理需求。
會博通民政檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢：
1、民政檔案電子化轉換：
將紙質民政檔案轉換為電子化格式并儲存在云端平臺上，實現(xiàn)民政檔案數(shù)字化管理，方便民政檔案隨時查閱，同時大大減少了搬運和儲存的成本。
2、民政檔案分類體系：
制定規(guī)范的分類組織體系，對不同類型的檔案進行清晰的分類和歸檔，以保證檔案的完整性和高效檢索。
3、民政檔案高效性檢索：
系統(tǒng)體系結構分類清晰，可根據(jù)不同的條件進行多角度查詢目標民政檔案，檢索秒速，操作簡單。
4、民政檔案權限管理：
系統(tǒng)設置權限級別，不同檔案可以設置不同的權限，限制非授權人員的查看和修改，確保檔案的安全性和保密性。
5、自動化智能化標注：
系統(tǒng)采用人工智能技術，系統(tǒng)可以自動標注民政檔案相關的信息，讓民政檔案查閱更加快速與準確。
6、民政檔案歸檔和借閱管理：
考慮到民政檔案的保管問題，設立嚴格的民政檔案歸檔和借閱管理規(guī)定，科學有效地管理民政檔案，規(guī)范使用民政檔案。
7、民政檔案安全保密機制：
系統(tǒng)采用嚴格的安全保密機制，設置多重權限級別來管理民政檔案，保證民政檔案信息的安全性與保密性，并確保非授權人員無法訪問敏感資料。
8、統(tǒng)計分析和管理：
會博通民政檔案管理系統(tǒng)采用智能化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析技術，會博通民政檔案管理系統(tǒng)后臺管理功能可以將檔案館藏量、借閱數(shù)量、被查閱頻次等數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計，為領導決策提供數(shù)據(jù)支持。
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