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然氣公司檔案管理系統(tǒng)解決方案,檔案移交收錄、歸檔、管理更規(guī)范
隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在不斷進(jìn)步和發(fā)展。其中，能源行業(yè)的發(fā)展尤為重要，因?yàn)樗c社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展緊密相關(guān)。在我國(guó)，天然氣已成為主要能源之一，而會(huì)博通天然氣公司檔案管理系統(tǒng)順其市場(chǎng)檔案管理需而應(yīng)運(yùn)而生。
會(huì)博通天然氣公司檔案管理系統(tǒng)解決方案，主要圍繞天然氣檔案移交收錄、歸檔、管理這三個(gè)方面展開。這三個(gè)方面都是天然氣公司檔案管理中不可或缺的環(huán)節(jié)，其信息的準(zhǔn)確性、完整性、保密性和便于查詢性，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)和發(fā)展具有重要意義。在檔案移交收錄環(huán)節(jié)，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備以下特點(diǎn)：
一、收集檔案的流程：有些天然氣公司的檔案管理采取傳統(tǒng)的人工方式，但這種方式會(huì)消耗大量人力和時(shí)間，工作效率低且容易出錯(cuò)。為此，建議采取數(shù)字化的方式來收集各種天然氣檔案信息，可有效節(jié)省人力和時(shí)間，提高收錄速度。
二、檔案索引的自動(dòng)化：天然氣公司的檔案內(nèi)容繁多，在海量的信息中，需要用到索引來搜索信息，使用系統(tǒng)進(jìn)行索引自動(dòng)化可以大大提高工作效率和準(zhǔn)確性。
在檔案歸檔環(huán)節(jié)，會(huì)博通天然氣公司檔案管理系統(tǒng)具備以下特點(diǎn)：
一、規(guī)范的檔案存放：針對(duì)實(shí)體檔案的歸檔要求檔案應(yīng)該放在一個(gè)干燥、通風(fēng)、無灰塵的地方，僅工作人員可以接觸。建議將檔案存放區(qū)域分配給每個(gè)員工，并加鎖以保證檔案安全。而系統(tǒng)中的檔案歸檔需要及時(shí)歸檔，全面歸檔以及根據(jù)檔案保管期限可以靈活設(shè)置保管時(shí)間，也可以統(tǒng)一永久保存。
二、檔案的自動(dòng)化：檔案庫(kù)是存放檔案的地方，可以采用現(xiàn)代化的檔案管理庫(kù)，而數(shù)字化化的管理更能提高檔案的存儲(chǔ)效率，可以做到時(shí)時(shí)歸檔，及時(shí)更新。
在檔案管理環(huán)節(jié)，天然氣公司檔案管理系統(tǒng)具備以下特點(diǎn)：
一、檔案查詢的智能化：如果要查詢一份檔案，不需要找工作人員手工一個(gè)一個(gè)查看，只需通過系統(tǒng)關(guān)鍵詞檢索即可秒獲到自己想要的檔案。
二、檔案內(nèi)容的可視化：檔案內(nèi)容的可視化可以是檔案內(nèi)容的電子化，可以快速、方便地閱覽和查詢所需的信息。
三、檔案管理安全性：檔案資料是一個(gè)企業(yè)中的重要財(cái)富，是企業(yè)財(cái)富的傳承介質(zhì)，具有很好的利用價(jià)值，開發(fā)價(jià)值，所以針對(duì)財(cái)富的安全性是至關(guān)重要的。系統(tǒng)存儲(chǔ)層采用文件切片加密存儲(chǔ)，系統(tǒng)登入加密，從底層確保數(shù)據(jù)安全，同時(shí)支持配置云端saas存儲(chǔ)服務(wù)。另外具備檔案利用日志查詢以及檔案權(quán)限管理功能支持。
四、檔案審批流程：會(huì)博通天然氣公司檔案管理系統(tǒng)提供流程審批功能，無論是圖紙、質(zhì)量手冊(cè)、文書、文檔、視頻等需要權(quán)限借閱、更新、外發(fā)，銷毀等都可以通過發(fā)起流程審批來實(shí)現(xiàn)，審核人通過之后方能對(duì)關(guān)聯(lián)的天然氣檔案使用。
五、檔案管理數(shù)據(jù)化統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)可對(duì)電子檔案數(shù)量與存儲(chǔ)容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照答案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。利用年度分布統(tǒng)計(jì)，檔案管理員可直觀掌握不同年度檔案統(tǒng)計(jì)狀況。利用檔案保管期限分布統(tǒng)計(jì)，管理員可便捷掌握檔案保管期限分布情況。
電子檔案管理系統(tǒng)中必不可少的統(tǒng)計(jì)功能，你用上了嗎？
天然氣公司與會(huì)博通合作建立和完善天然氣檔案管理系統(tǒng)，是可以有效提高檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)性，減少因檔案誤操作或錯(cuò)亂而導(dǎo)致的不必要損失。通過上述特點(diǎn)，管理更規(guī)劃成為可能，使用更為方便，也進(jìn)一步推動(dòng)了天然氣公司檔案管理工作的進(jìn)步。
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