檔案管理軟件系統(tǒng)逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式

    不管是對檔案館，政府機構(gòu)，甚至是一家普通的企業(yè)，針對員工的檔案、產(chǎn)品技術(shù)檔案、公司合同檔案、公司規(guī)章制度檔案等重要文書、圖片、視頻都應(yīng)該要進行更好的管理，那么在需要再查看的時候也會更加容易尋找到，并且價值型的檔案是能夠有利于企業(yè)的發(fā)展，因此，類似會博通檔案管理軟件才會被關(guān)注并且普及使用。

    一提到檔案管理軟件，其實市面上具有眾多品牌，讓人選擇中產(chǎn)生猶疑不決，不知該傾向哪款軟件，在這里就帶大家一起了解一款市面上使用比較多的檔案管理系統(tǒng)——會博通。這是已經(jīng)有眾多政府機構(gòu)、檔案館、企業(yè)、上市公司等組織都在用會博通檔案管理軟件系統(tǒng)。

    時代在不斷更新變化，科技與技術(shù)發(fā)展都不斷進步，各種科技產(chǎn)品的研發(fā)與應(yīng)用，讓很多企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質(zhì)量與效率對企業(yè)發(fā)展來講是特別重要的，所以需求不斷加強檔案管理水平，結(jié)合先進的科學(xué)技術(shù)，采用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所建立的檔案電子信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理智能化、標準化、法律化，專業(yè)化?？梢酝耆珡浹a了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，進一步優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質(zhì)量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財力等作用。

檔案管理軟件系統(tǒng)功能特點：

1、可以更好地開發(fā)檔案內(nèi)存價值

    很多辦公軟件僅可以做到單個文件的編輯，并且還另需附檔案的掃描文件，特別是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，復(fù)雜的流程讓負責(zé)人工作既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，并且還能一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進行相關(guān)性編輯，能夠輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進行查找，用戶能更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有日志功能、用戶管理、待辦事件提醒等。

2、提高工作效率

    檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。

3、更好地實現(xiàn)檔案保密功能

    很多辦公軟件僅可以通過設(shè)置簡單的密碼來保障檔案安全，但實際中安全風(fēng)險還是特別大的，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，能夠在檔案管理軟件系統(tǒng)中設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，保密的效果就可以做到更加完善。在查檔人進行查檔時，檔案管理軟件系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆瑢τ脩粼L問、數(shù)據(jù)傳輸、內(nèi)容打印等操作進行了安全管理，做到確保檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，就算有人已經(jīng)打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理軟件系統(tǒng)。

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