知識學(xué)院
好用高效的檔案管理系統(tǒng)需要包括哪幾個核心的功能？
檔案管理工作是組織管理的一部分，檔案管理的核心功能更是提高組織工作質(zhì)量和工作效率的基礎(chǔ)條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作，是衡量一個組織管理水平的重要尺度。好用高效的綜合檔案管理體系應(yīng)該具有承載檔案的全生命周期管理核心功能。
一、與現(xiàn)實(shí)一致的綜合檔案管理
根據(jù)組織的實(shí)際需要，進(jìn)行檔案管理結(jié)構(gòu)的自定義，以便形成符合組織個性化需要的檔案管理分類。
二、覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集管理
可按組織內(nèi)部的管理習(xí)慣及需要，匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法。
三、針對管理分類實(shí)施的權(quán)限安全管理
可根據(jù)用戶職責(zé)需要，可在不同的管理分類上賦予不同的權(quán)限，如用戶的增、改、刪和閱讀等權(quán)限，并與檔案密級權(quán)限交叉，以便于根據(jù)用戶的工作崗位職能和工作需要來設(shè)置權(quán)限。
四、檔案的借閱和歸還管理
讓檔案資料成為具有可以重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)改善功能的重要材料。
五、基于搜索功能的檔案管理應(yīng)用
多種基于搜索的檔案管理應(yīng)用，使繁雜的檔案管理工作更加便捷。如支持類自然語言搜索、全文搜索、多條件組合搜索。
六、全局的檔案數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計信息管理
庫存檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的可視化展現(xiàn)，支持自定義檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計請求
七、豐富的輔助工具 如提醒功能、歸檔編輯工具、在線編輯、短信平臺、自動編號、日志清單、表格套打、水印功能、電子標(biāo)簽、回收中心、批量處理、搜索平臺等功能。
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