利用文件檔案管理系統(tǒng)平臺 怎樣高效采集檔案？

      在信息化高速發(fā)展的今日，電子檔案管理方式有著快速檢索，按權(quán)限使用等諸多優(yōu)勢，利用會博通檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)規(guī)范化管理檔案被很多企業(yè)所認可，電子檔案管理具有一定的重要性、時效性以及真實性的特點。檔案是人類社會實踐活動的產(chǎn)物,是人類社會歷史真實面貌的原始記錄。它具有很好領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)價值，工作考察的憑證，科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等方面的可靠資料，還是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進創(chuàng)新的重要材料。那么利用文件檔案管理系統(tǒng)平臺怎樣高效采集檔案呢？

一、企業(yè)檔案采集的現(xiàn)狀

      隨著時代的發(fā)展，目前還有些企業(yè)對于電子檔案的采集僅限于掃描或是拍照，不得不說，檔案的形式非常單一，工作效率低下，這也是導(dǎo)致檔案無法及時歸檔與歸檔完整的主要原因，因為對于檔案員來說，實現(xiàn)集中掃描錄入的工作量非常大，針對視頻、實物檔案等多種形式的檔案，只是通過Excel管理非常不方便，數(shù)據(jù)也不全面的。

二、高效檔案采集辦法

      會博通為了解決企業(yè)檔案采集的現(xiàn)狀，目前提供多種歸檔渠道及方式：其應(yīng)用覆蓋面廣，且功能豐富的檔案采集功能，用戶可按組織內(nèi)部的管理習(xí)慣及需要，匹配采用符合組織自身需要的檔案采集方法，高效解決各類用戶在檔案錄入歸檔時所面臨的不同狀況。

1、實體檔案的采集

      屬性新建:支持用戶在系統(tǒng)中錄入檔案時,直接屬性新建所需檔案條目。

      批量新建：操作簡單便捷，與我們之前Excel的模式批量新建檔案條目類似，支持自動繼承屬性內(nèi)容。

      導(dǎo)入新建：支持本地Excel批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄，對于檔案管理員來說這是很必要的。

2、數(shù)字檔案的采集

      掃描新建：直接掃描各種實體檔案形成電子文件。

      批量上傳：支持用戶直接批量導(dǎo)入各種電子文件，其中囊括word、ppt、xls、pdf 及 txt 等格式都支持。對應(yīng)條目批量上傳用戶可以先約定好對應(yīng)關(guān)系，從磁盤批量對應(yīng)導(dǎo)入電子文件。

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