如何實現檔案的信息化借還管理？從三種借還應用場景探析

檔案是國家機構,社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

檔案管理的最終目的是為了提供利用，檔案借閱是基本的利用方式之一。

但在實際的檔案管理工作中，檔案文件的借還管理存在以下難點：

人員隨意借閱借用檔案文件，借還管理不規(guī)范；

借閱審批流程多，跑上跑下耗費大量時間和人力；

借出后未能及時收回，影響管理進程和增值應用；

借出后檔案文件遭隨意折疊、涂改、圈畫等.......

那么，該如何實現檔案的規(guī)范化借還管理呢？

會博通檔案文件借還管理體系，讓知識成為流動資產

會博通檔案文件借還管理體系，可用于檔案、文檔、證照、圖書等文件的借還管理，讓文件借還像在圖書館里借、還書一樣便捷。用戶通過專門的借閱與歸還模塊，或通過搜索功能查詢到所需文件后，即可發(fā)起借用或歸還申請，根據審批授權快速實現借用或歸還。這樣一來，知識的流轉與協作變得更迅速，更利于發(fā)揮其資產價值，為企事業(yè)的發(fā)展提供更大效用。

會博通借還體系下，三種借還應用場景

會博通提供了純線上、純線下以及線上線下相結合的借還模式。也就是說，用戶既可線上申請借還電子版（如電子檔案、電子文檔、電子證照等），也可線上申請、線下借還實體版（如實體檔案、證照原件、實體圖書等）。

1、 純線上借閱：

各企事業(yè)單位人員出于辦公或者個人需要，需申請線上借閱文件，其中也包含了機密文件。那么，如何保證“線上查閱”時，檔案文件的安全性和規(guī)范性呢？會博通在借閱權限、文件安全、借閱時間設置等功能進行了細?；墓δ茉O置：

借閱權限：借閱人通過會博通搜索平臺搜索所需借閱的檔案時，會依據借閱人的權限進行搜索結果呈現，沒有相關權限的人員則無法看見相應檔案或者只能看見對應的條目不能看見檔案內容。

借用文件的預覽：會博通采取無本地緩存的形式給用戶開放閱讀，所閱讀的文件均帶水印防止惡意擴散。

借閱時間設置：借閱申請人可在借閱流程中選擇所需借閱的時間，在申請對應的借閱時間內借閱人都可以閱讀該文件，超過時限則不能閱讀。

2、 純線下借閱：

對于采取線下登記借閱的用戶，利用會博通系統同樣能提升線下借閱的管理效率。我們將線下登記的借閱信息統一登記到平臺上，登記后，借閱信息可隨時搜索查看，借閱統計信息也一目了然。還可利用“到期提醒”功能提醒經辦人及借閱人，也可通過系統發(fā)送短信提醒經辦人和借閱人。

利用會博通借還管理體系輔助線下借閱管理，一方面有利于防止因紙質申請借閱材料丟失而造成的借閱信息丟失，造成檔案管理混亂，另一方面通過電子化搜索和統計提升檔案管理效率。

3、 線上申請，線下使用：

在我們需要申請使用原件或者紙質文檔借用的時候，可通過會博通專門的”借閱申請流程”,即在“借用申請”界面中勾選所需借用文件，點擊“發(fā)起申請”。選擇對應的借閱申請流程后，統自動套用“借閱申請流程模板”（包含流程步驟和流程表單），在申請選項中選擇所需借用的類型（原件/復印件/電子文件），相關人員完成流程審批后，即可線下領取所需文件。

通過標準化流程，誰借閱了什么文件、借閱用途、天數等信息都會被系統自動記錄。當借閱期限到達時，系統則會對經辦人及借閱人自動發(fā)起短信提醒，及時追溯，讓檔案文件的利用更加規(guī)范、有序。

檔案借還應用案例：

會博通用戶遍布各行各業(yè)，包括黨政機關、制造、教育、金融、建筑、交通、電力等十大國民經濟行業(yè)，檔案借還管理體系在每個行業(yè)中都得到了良好的應用。

例如某地區(qū)人力資源與社會保障局（人社局)，通過會博通綜合檔案管理系統實現人事檔案全面信息化管理，除了專業(yè)的人事檔案分類架構、表格模板、高級檢索、權限管理、檔案統計等特色功能以外，便捷易用的會博通檔案借還管理系統讓人社局的服務水平更上一層樓。在人社局，每天都有不少因為教育培養(yǎng)、職稱評聘、表彰獎勵、人才引進等需要申請檔案借閱的群眾，如果借閱申請流程繁瑣，則影響到服務中心的辦事效率。要做到真正“服務于民”，則需提升政府部門辦事效率。在人社局服務大廳，可將高拍儀與會博通系統連接，群眾只需通過服務窗口，用身份證信息通過高拍儀認證后即可快速完成檔案借閱申請流程。

會博通檔案文件借還管理體系的應用價值

會博通的檔案文件借還管理體系，讓檔案文件能在保障安全性的前提下實現便捷、高效的流轉，充分發(fā)揮其利用價值：

—借還管理更規(guī)范：通過標準化“借閱申請流程”，申請人、經辦人、申請日期、歸還日期、到期提醒等一站式流程化完成，規(guī)范化管理。

—借還管理更高效：通過會博通搜索平臺一鍵搜索，即可找到相應權限范圍的檔案文件，一鍵點擊“借閱申請”完成相關借閱流程即完成申請，高效便捷。

—檔案文件安全有保障：細?；臋嘞藜鞍踩O置，從借閱申請人權限、檔案文件密集、防擴散水印、登錄安全等層面全面保障檔案文件安全。