企業(yè)檔案居然這么重要，后悔沒有早知道！

“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識、歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”——中國共產(chǎn)黨中央委員會總書記，中共中央軍事委員會主席，中華人民共和國主席，中華人民共和國中央軍事委員會主席，習(xí)近平曾有言論。

從習(xí)總書記的言論中即可得知，檔案不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，工作考察的憑證，科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等方面的可靠自理，還是具有重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要材料！同時，如今被很多組織所遺忘的，檔案還具備重要的證據(jù)性與情報性價值，它可以作為：

1. 維護(hù)組織、個人權(quán)利的法律書證；

2. 組織各方面經(jīng)營管理活動的依據(jù)；

3. 組織連續(xù)工作必須考查的憑據(jù)；

4. 生產(chǎn)活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)；

5. 競爭、科研情報與成果的依據(jù)與參考材料！

當(dāng)我們懂得檔案是什么的時候，卻沒有意識到檔案管理其實是一門專業(yè)，很多組織認(rèn)為，檔案其實就是把關(guān)鍵文件存儲起來，但是，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的檔案會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。那么，檔案應(yīng)該如何管理呢？

實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、有序化、全面化、高效化、知識化與安全化。

會博通®認(rèn)為，做好檔案管理應(yīng)該按照以下幾個點：

1. 管理制度——建立健全的檔案管理制度是做好檔案管理工作的前提

2. 管理工具——采用先進(jìn)的管理工具是提高檔案管理效率的保障

3. 領(lǐng)導(dǎo)號召——應(yīng)該充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的號召力，提高部門人員檔案管理的意思，調(diào)動部門積極性

4. 員工出力——應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理員的主觀能動性，共同協(xié)作完成檔案管理工作

5. 部門協(xié)同——部門之間形成有效的檔案管理流程，將檔案管理流程化，規(guī)范化

首先，檔案的有序化管理是基礎(chǔ)

會博通®認(rèn)為，檔案管理應(yīng)該在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的前提下，制定檔案管理制度與相關(guān)的流程規(guī)范，并采取信息化手段實現(xiàn)從檔案采集形成、存儲積累到再利用的全生命周期管理，實現(xiàn)實體檔案和數(shù)字化檔案一體化管理。

然后，利用管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的全生命周期管理

接著，應(yīng)該形成檔案查閱權(quán)限體系以及借還管理體系，全面把控檔案利用規(guī)范

會博通®認(rèn)為，檔案有序化管理只是第一步，更關(guān)鍵在于檔案再利用。檔案資料利用貫穿于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和檔案的整個生命周期，是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中會產(chǎn)生包括產(chǎn)品手冊、專業(yè)資料、證照、銷售方案、營銷方案、客戶資料、工作流程、業(yè)務(wù)流程、行政流程等資料，這些都是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的成果文件，需要建立一套完善的管理制度，采用科學(xué)的管理手段和工具，讓檔案資料真正我所用，為企業(yè)和個人創(chuàng)造價值。

從而，建成企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化檔案知識云，集中實體與數(shù)字化檔案統(tǒng)一管理

線上線下結(jié)合的綜合檔案管理，在系統(tǒng)中可按照配置好的權(quán)限體系，按權(quán)限查看電子檔案，如需查看實體或電子檔案，可在系統(tǒng)中，根據(jù)借還管理體系，申請借閱或查看存放地點示意圖，借出時，可根據(jù)流程或登記辦理借出登記手續(xù)。

再此之上，配置檔案管理安全體系

最后，全面實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

1. 檔案全面數(shù)字化管理，快速查閱、借還、存取。

2. 重要資料不再分散管理，企業(yè)層面管控文檔資料。

3. 資質(zhì)、證照等期限管理不再復(fù)雜，及時提醒。

4. 各類型檔案有序化管理，實現(xiàn)檔案的綜合利用。

5. 檔案存取有記錄，利用情況易統(tǒng)計，全面把控檔案進(jìn)出。

6. 配置系統(tǒng)應(yīng)用安全策略，保障企業(yè)檔案安全。

7. ……