超實用！掌握公司檔案管理3個基本，讓你的工作效能從1到100！
2022/9/15 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 723
檔案管理工作對于公司的重要性，其實是不言而喻的。特別是在近兩年充滿不確定性的市場環(huán)境下，越來越多的企業(yè)管理者意識到檔案管理在產品經營、市場定位和營銷策略等方面所起到的指導作用。
想要管理好公司檔案，必須通過建立健全的公司檔案管理體系，才能夠讓管理工作順利進行。在建立公司檔案管理體系的過程中，需要根據公司的實際情況、以及各方面的檔案管理需求、特點進行開發(fā)。為了便于大家了解并掌握公司檔案管理的內容，筆者為大家整理了公司檔案管理的3個基本工作。
01公司檔案的整理
公司檔案有很多，對于大多數企業(yè)來說，可以將這些檔案劃分為行政文書檔案、企業(yè)管理檔案、企業(yè)技術檔案、企業(yè)會計檔案4大類。
其中，行政文書檔案包括各種合同及協議書、會議文件、工作計劃、規(guī)劃和工作總結、有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等；企業(yè)管理檔案包括企業(yè)生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等；企業(yè)技術檔案包括技術研究檔案、產品檔案等；企業(yè)會計檔案包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等。
這些檔案都需要分類進行登記、保管，明確對職工的管理責任。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為公司檔案整理提供了科學的分類架構。在該架構之下，企業(yè)授權用戶可以往系統(tǒng)當中存放文件并進行歸檔，歸檔后的文件存放于分類架構下，每一個分類之間內容不重復，歸檔更為科學。除提供基礎歸類檔案架構外，會博通也支持對檔案的靈活調整，以適應企業(yè)更復雜的歸檔需求。在會博通細?；臋嘞薰芾眢w系下，用戶可以對既可以對每一個具體的職工進行授權，也可以對具體的文件進行授權，從而保障檔案使用安全。
02公司檔案的出借
在公司檔案管理工作中，您一定會遇到檔案出借的問題。公司檔案出借，需要經過所屬部門領導以及相關領導的批準，做好登記才可以出借閱讀。而如果員工對檔案丟失或者有所損害，應進行相應的處罰及批評。
會博通提供了檔案申請借閱功能，企業(yè)直接在平臺上搜索所需文件并提交借閱審批流程，待流程上所有人員審批完成后，即可在線使用電子檔案，或在線下取用實體檔案。
另外，在檔案的保護上，會博通系統(tǒng)利用用戶登錄監(jiān)控、應用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統(tǒng)當初瀏覽過企業(yè)文檔資料，系統(tǒng)就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發(fā)現哪個文檔資料出現泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業(yè)快速找到泄密者。
三、公司檔案的歸檔管理
公司檔案是公司在活動中所有檔案的總和，涉及的部門非常多。為了提高公司檔案歸檔效率，可以根據部門不同或者檔案量的數量，將檔案上傳工作拆分到個人，指定上交檔案時間，可以是半年一交，也可以是季度上交，再由公司指定的相關檔案管理人員進行管理，任何人不得隨意查看、翻閱。
會博通公司檔案管理系統(tǒng)可以根據企業(yè)需求，制定用戶使用數量，并且對每一個用戶的權限進行設置，從而在保證檔案高效管理的同時，也保障檔案安全。比如，會博通此前服務過的一個大型民企，他們公司根據業(yè)務的不同，設置了很多部門，包括XX事業(yè)部、XX產品部、大客戶服務部、運營管理部、數字拓展部、系統(tǒng)集成部、商務部等等（對敏感部門信息進行了隱藏），為統(tǒng)籌多部門檔案管理，該企業(yè)就在每個部門設置了一位檔案管理員，授予Ta檔案管理權限，定期整理檔案并上傳歸檔。
圖片來源于網絡
01公司檔案的整理
公司檔案有很多，對于大多數企業(yè)來說，可以將這些檔案劃分為行政文書檔案、企業(yè)管理檔案、企業(yè)技術檔案、企業(yè)會計檔案4大類。
其中，行政文書檔案包括各種合同及協議書、會議文件、工作計劃、規(guī)劃和工作總結、有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等；企業(yè)管理檔案包括企業(yè)生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等；企業(yè)技術檔案包括技術研究檔案、產品檔案等；企業(yè)會計檔案包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等。
這些檔案都需要分類進行登記、保管，明確對職工的管理責任。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為公司檔案整理提供了科學的分類架構。在該架構之下，企業(yè)授權用戶可以往系統(tǒng)當中存放文件并進行歸檔，歸檔后的文件存放于分類架構下，每一個分類之間內容不重復，歸檔更為科學。除提供基礎歸類檔案架構外，會博通也支持對檔案的靈活調整，以適應企業(yè)更復雜的歸檔需求。在會博通細?；臋嘞薰芾眢w系下，用戶可以對既可以對每一個具體的職工進行授權，也可以對具體的文件進行授權，從而保障檔案使用安全。
02公司檔案的出借
在公司檔案管理工作中，您一定會遇到檔案出借的問題。公司檔案出借，需要經過所屬部門領導以及相關領導的批準，做好登記才可以出借閱讀。而如果員工對檔案丟失或者有所損害，應進行相應的處罰及批評。
會博通提供了檔案申請借閱功能，企業(yè)直接在平臺上搜索所需文件并提交借閱審批流程，待流程上所有人員審批完成后，即可在線使用電子檔案，或在線下取用實體檔案。
另外，在檔案的保護上，會博通系統(tǒng)利用用戶登錄監(jiān)控、應用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、類似于黑匣子的操作痕跡記錄、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全。只要在系統(tǒng)當初瀏覽過企業(yè)文檔資料，系統(tǒng)就會自動保存其瀏覽記錄，一旦發(fā)現哪個文檔資料出現泄露，通過痕跡可尋即可找到對應的責任人，幫助企業(yè)快速找到泄密者。
三、公司檔案的歸檔管理
公司檔案是公司在活動中所有檔案的總和，涉及的部門非常多。為了提高公司檔案歸檔效率，可以根據部門不同或者檔案量的數量，將檔案上傳工作拆分到個人，指定上交檔案時間，可以是半年一交，也可以是季度上交，再由公司指定的相關檔案管理人員進行管理，任何人不得隨意查看、翻閱。
會博通公司檔案管理系統(tǒng)可以根據企業(yè)需求，制定用戶使用數量，并且對每一個用戶的權限進行設置，從而在保證檔案高效管理的同時，也保障檔案安全。比如，會博通此前服務過的一個大型民企，他們公司根據業(yè)務的不同，設置了很多部門，包括XX事業(yè)部、XX產品部、大客戶服務部、運營管理部、數字拓展部、系統(tǒng)集成部、商務部等等（對敏感部門信息進行了隱藏），為統(tǒng)籌多部門檔案管理，該企業(yè)就在每個部門設置了一位檔案管理員，授予Ta檔案管理權限，定期整理檔案并上傳歸檔。
公司檔案管理作為企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。會博通檔案管理系統(tǒng)用規(guī)范化、科學化的檔案管理技術，為企業(yè)規(guī)避和抵御各種風險，全方位助力企業(yè)數字化轉型發(fā)展！
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