檔案數(shù)字化加工怎么做？七個(gè)步驟教會(huì)你！
2022/8/12 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
現(xiàn)代化檔案與傳統(tǒng)檔案最根本的區(qū)別，就是現(xiàn)代化檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。以往以紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案為主的傳統(tǒng)檔案，逐步轉(zhuǎn)化為了電子文檔、音視頻、甚至點(diǎn)云或三維實(shí)景。要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，必得進(jìn)行檔案的數(shù)字化加工。
檔案數(shù)字化加工的過(guò)程是什么？筆者為您梳理了7個(gè)步驟，跟著一步步操作，立馬就能上手檔案數(shù)字化管理！
1.前期準(zhǔn)備
（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化處理場(chǎng)所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。
（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。
（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)擁有豐富的接口，支持外界掃描儀、掃描程序，可以很好地將利用外接設(shè)備，將實(shí)物檔案進(jìn)行電子化，并將之保存到系統(tǒng)當(dāng)中。
2.掃描操作
要先將掃描儀連接到計(jì)算機(jī)，安裝驅(qū)動(dòng)程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。掃描動(dòng)作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲(chǔ)格式。目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。
顏色常常又和圖像存儲(chǔ)格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲(chǔ)，如果以TIFF格式存儲(chǔ)，占用空間比較大；掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進(jìn)行亮度、對(duì)比度的微調(diào)。
考慮到用戶的不同需求，會(huì)有不同的選擇，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)可接入不同樣式、不同規(guī)格的掃描儀，設(shè)置簡(jiǎn)單，操作便捷。
3.圖像處理操作
標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過(guò)程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。在這些情況下，需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要通過(guò)專門的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持圖片的旋轉(zhuǎn)與修剪，在系統(tǒng)中便可以完成掃描件的簡(jiǎn)單處理與修整，不用借助第三方軟件，檔案掃描件或圖像處理更方便。
4.圖像檢查
檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求，檢查人員要盡職盡責(zé)，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn)，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。
在圖片檔案審查這一部分，會(huì)博通提供了審批流的功能，每一份待存檔的檔案，包括圖片在內(nèi)，都可以直接添加系統(tǒng)流程，讓相關(guān)專業(yè)人員，參與到檔案審核中，保證檔案的科學(xué)與合規(guī)。
5.數(shù)據(jù)對(duì)接檢查
使用數(shù)字文件的方法基本上是通過(guò)目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字復(fù)印一一對(duì)應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，必須重新修改完善。
會(huì)博通為用戶提供了批量化的條目導(dǎo)入功能，通過(guò)系統(tǒng)，用戶可直接將excel表格中的條目，直接批量化導(dǎo)入到系統(tǒng)當(dāng)中。這種方式免除了單純依靠手動(dòng)輸入的傳統(tǒng)模式，出錯(cuò)率可以大大降低。
6.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)
應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，并盡可能完整地描述相關(guān)文檔。包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中為用戶提供了豐富的檔案流程模板，可以很好地滿足用戶的各種登記和使用，同時(shí)，也能夠很好地保障內(nèi)容規(guī)范性。這些模板除了系統(tǒng)內(nèi)置的之外，還支持自定義，用戶在具體的使用過(guò)程中，非常地方便。
7.數(shù)據(jù)移交
這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。交接過(guò)程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時(shí)經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中有一個(gè)檔案移交功能，通過(guò)系統(tǒng)，用戶可以直接選取多個(gè)需要移交的檔案，將之添加到會(huì)博通獨(dú)創(chuàng)的“收納盒”中，便可以一鍵移交檔案了。
檔案數(shù)字化的七個(gè)步驟，你掌握了嗎？它們分別是前期準(zhǔn)備、掃描操作、圖像處理操作、圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交。針對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)上的應(yīng)用，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)都設(shè)置了相應(yīng)的系統(tǒng)輔助功能。會(huì)博通希望通過(guò)這些智能化輔助功能，能讓大家的檔案管理工作更高效、更便捷！
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