地產(chǎn)公司檔案管理系統(tǒng)，如何通過流程化管理房地產(chǎn)檔案

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。

歸檔是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，歸檔效率直接影響了檔案管理的整體效率，目前地產(chǎn)公司檔案管理主要面臨以下問題：

1、公司歸檔文件資料面廣、量大，無法高效管理與安全共享；

2、部門各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃、報(bào)告；圖紙、 協(xié)議書、合同書等無法集中分類管理；

3、公司檔案門類眾多，查找起來困難重重，無法高效利用與借閱；

4、公司檔案借閱流程繁瑣且審批沉長，檔案資源無法快速流動(dòng)，利用率低；

5、公司檔案數(shù)據(jù)眾多，無法快速統(tǒng)計(jì)檔案訪問借閱與利用數(shù)據(jù)，不能了解檔案真實(shí)利用情況。

深耕知識(shí)管理行業(yè)超30年，會(huì)博通已與湖南崇盛晶珠、建銀房地產(chǎn)、益禾房地產(chǎn)、廣東能興房地產(chǎn)等地產(chǎn)企業(yè)展開了深度合作。近日，又一家知名房地產(chǎn)企業(yè)——世紀(jì)百強(qiáng)地產(chǎn)，選定了會(huì)博通作為其數(shù)字化服務(wù)提供商，著手構(gòu)建綜合知識(shí)管理平臺(tái)，推進(jìn)集團(tuán)檔案的規(guī)范化、一體化、精細(xì)化管理。

房地產(chǎn)檔案要包括內(nèi)容：

1、房地產(chǎn)開發(fā)管理檔案，包括房地產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)、房地產(chǎn)建設(shè)、房地產(chǎn)交付使用備案等檔案。

2、房地產(chǎn)經(jīng)營管理檔案，包括房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓、商品房預(yù)售、商品房銷售、房地產(chǎn)銷售價(jià)格等檔案。

3、房地產(chǎn)交易檔案，包括房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、房屋租賃、房地產(chǎn)抵押、房地產(chǎn)中介服務(wù)等檔案。

4、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等檔案。

5、物業(yè)管理檔案，包括物業(yè)公司資質(zhì)、物業(yè)管理招標(biāo)、房屋維修資金使用等檔案。

6、房屋安全管理檔案，包括房屋安全鑒定、白蟻防治等檔案。

以上工作有的與收集、整理和利用等工作結(jié)合進(jìn)行，有的則須單獨(dú)進(jìn)行，因而檔案保管既是檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)方面，又是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。

目前，傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。而房地產(chǎn)檔案管理普遍存在著管理意識(shí)淡薄，出現(xiàn)了很多新的問題，檔案數(shù)量大，門類多，檔案管理方法手段落后，工作質(zhì)量低，影響了檔案的保存和利用，阻礙了企業(yè)的健康發(fā)展。

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)如何管理房地產(chǎn)檔案？通過流程化管理，會(huì)博通把檔案管理系統(tǒng)中的信息和流程有機(jī)地融為一體，便于企業(yè)內(nèi)部檔案的高效管理與協(xié)作。實(shí)現(xiàn)企業(yè)紙質(zhì)、電子文檔統(tǒng)一平臺(tái)管理，企業(yè)全把控，可完成各類檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理，有序化分類，滿足企業(yè)檔案數(shù)字化規(guī)范管理需求，依權(quán)限利用，兼顧安全與高效。

當(dāng)前，我國信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，電子檔案數(shù)量不斷增多，部分房地產(chǎn)公司電子檔案的管理制度仍然不夠完善，需要進(jìn)一步實(shí)施規(guī)范化管理。適時(shí)加強(qiáng)管理，從根源尋找問題、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，更好地提高檔案管理質(zhì)量和水平，從而為人們提供更加高質(zhì)量的服務(wù)。