文件檔案管理繁瑣？巧用“收納盒”，管理更高效

在當(dāng)今信息化辦公的時(shí)代，信息流通的速度、強(qiáng)度在不斷增加，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理、協(xié)作、流通需求已經(jīng)非常頻繁。這種背景下，檔案管理在兼顧規(guī)范化、流程化、一體化的基礎(chǔ)上，更要考慮操作的便利性，以推進(jìn)檔案管理效率的提升。

然而在日常辦公和檔案管理過程中，下面這種情況，即大家在申請時(shí)可能遇到過：因業(yè)務(wù)需要，得申請多份檔案或分屬于不同部門的檔案。如果只能針對單個(gè)檔案逐一操作，則需發(fā)起多個(gè)流程，且流程涉及人員得逐一審批，操作步驟多，大大影響辦公效率。

有沒有辦法讓檔案管理像使用購物車一樣，一鍵添加、批量操作呢？

使用會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的收納盒功能，即可輕松滿足這類需求。

會(huì)博通收納盒，批量操作提高效率

收納盒，本質(zhì)上就是幫助用戶快速批量選取檔案的"中轉(zhuǎn)站"。借其功能，用戶可先將需要的檔案在系統(tǒng)內(nèi)"打包"起來，再統(tǒng)一進(jìn)行借用、提醒設(shè)置、移交等操作。

1、檔案借用

檔案借用，是辦公中出現(xiàn)頻次較高的需求。當(dāng)用戶需要在系統(tǒng)中借用多份檔案時(shí)，可在搜索時(shí)先將檔案添加進(jìn)收納盒，再在收納盒中批量勾選，統(tǒng)一發(fā)起申請。

借用申請支持電子版、紙質(zhì)版及復(fù)印件的形式，后臺在審批過程會(huì)自動(dòng)記錄借用人、借用時(shí)間、用途、歸還時(shí)間等關(guān)鍵信息。操作全程在線留痕，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化批量借還。

此外，收納盒功能遵循會(huì)博通系統(tǒng)細(xì)?；臋?quán)限設(shè)置原則。如：管理員可設(shè)置用戶每次只能借用某一部門所管理的檔案，以進(jìn)行更細(xì)化的借用需求區(qū)分和管理。

2、檔案移交

企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行檔案移交，往往會(huì)同時(shí)涉及未歸檔文件、已歸檔檔案兩種類型。通過收納盒進(jìn)行批量移交操作時(shí)，會(huì)博通系統(tǒng)對兩種檔案類型進(jìn)行了區(qū)分顯示，已歸檔、未歸檔內(nèi)容需分開發(fā)起移交申請，由接收人進(jìn)行接收歸類，方便清晰分類、規(guī)范管理。

3、提醒設(shè)置

提醒功能，是會(huì)博通系統(tǒng)的特色之一。利用該功能，用戶可為系統(tǒng)中的每一條信息，按預(yù)先設(shè)定的時(shí)間、內(nèi)容、方式提醒指定人員或群體，并支持短  信   通知，是辦公和任務(wù)管理的實(shí)用利器。

要實(shí)現(xiàn)批量提醒，用戶可先將需設(shè)置相同提醒的信息添加入收納盒，勾選信息后點(diǎn)擊添加提醒，即可批量設(shè)置。

便捷的提醒功能，可以與檔案管理流程相結(jié)合，如借閱到期提醒、團(tuán)隊(duì)代辦事宜提醒等，點(diǎn)擊提醒即可進(jìn)入相應(yīng)流程，幫助用戶更好把控任務(wù)進(jìn)度，避免錯(cuò)過重要事項(xiàng)。

4、檔案銷毀

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，超過保管期限的檔案實(shí)體可以銷毀。對于過期電子檔案，會(huì)博通建議，在存儲(chǔ)空間允許的情況下，可成立專門的注銷或銷毀檔案數(shù)據(jù)庫存放，在銷毀實(shí)體檔案的同時(shí)保留電子檔案數(shù)據(jù)，后續(xù)可供檢索利用，甚至在特殊情況下恢復(fù)原檔案。

通過收納盒，用戶即可將所要銷毀的檔案批量提交銷毀流程，按流程轉(zhuǎn)入銷毀庫處理。

會(huì)博通的收納盒功能，與系統(tǒng)強(qiáng)大的流程體系、權(quán)限體系相互貫通融合：用戶可使用流程功能，進(jìn)行工作流的設(shè)計(jì)與運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，如歸檔、移交等；同時(shí)，利用收納盒，可對批量信息或檔案發(fā)起操作流程，使檔案管理規(guī)范且高效；此外，通過細(xì)粒化的權(quán)限設(shè)置體系，可為不同崗位設(shè)置與職能相匹配的操作權(quán)限，無論是單一操作或是批量操作都能覆蓋，讓管理過程更加規(guī)范、可控。

有了會(huì)博通高效便捷的收納盒功能，批量檔案操作不再繁瑣，檔案管理人員也能更好專注于效率提升，讓檔案管理與應(yīng)用發(fā)揮更大效用，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。