2021人口普查檔案管理工作內(nèi)容與特點(diǎn)分析

前言：

國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于開展第七次全國人口普查的通知》，根據(jù)《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》和《全國人口普查條例》規(guī)定，國務(wù)院決定于2020年開展第七次全國人口普查。第七次全國人口普查在2020年11月1日開展，徹查人口出生變動(dòng)情況以及房屋情況。

2021年，第七次全國人口普查已取得成果，在普查工作過程中形成了大量有價(jià)值的文件、表冊、音像和實(shí)物等普查資料。這些資料蘊(yùn)藏著極其豐富的信息，能夠全面、客觀、系統(tǒng)地反映人口的性別、年齡、民族、受教育程度、行業(yè)、職業(yè)、遷移流動(dòng)、社會(huì)保障、婚姻、生育、死亡、住房等情況，為科學(xué)制定包頭市國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人民的物質(zhì)和文化生活，進(jìn)一步實(shí)施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提供了重要依據(jù)。

一．什么是人口普查檔案

人口普查檔案指在人口普查工作中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。主要包括兩部分：一是人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料、表冊；二是領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料。

（一）人口普查工作中形成的調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料、表冊

如人口普查登記表、計(jì)算機(jī)編制的各種數(shù)據(jù)帶、各種手工匯總表和機(jī)器匯總表等。（全國人口普查條例規(guī)定：人口普查中獲得的原始普查資料，按照國家有關(guān)部門規(guī)定保存、銷毀。）

（二）領(lǐng)導(dǎo)和組織人口普查工作中形成的文件材料

如關(guān)于人口普查工作的指示、決定、通知、規(guī)定以及普查辦法、實(shí)施細(xì)則、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、來往函電等。

人口普查登記表是直接向居民調(diào)查的原始記錄，是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據(jù)。

二、2021人口普查檔案的特點(diǎn)

人口普查檔案是人口普查部門在具體組織進(jìn)行人口普查工作過程中直接形成的具有保存價(jià)值的有關(guān)人口普查資料的搜集，數(shù)據(jù)匯總，資料評價(jià)，分析研究，公布出版等專門的文件材料。

（一）普查檔案數(shù)據(jù)案卷多

按照2010年人口普查的工作進(jìn)度圖，全部工作分為22個(gè)大項(xiàng)、121個(gè)小項(xiàng)，可形成的統(tǒng)計(jì)表格達(dá)35種之多，它主要包括戶口整傾、調(diào)查摸底、入戶登記、地址與行職業(yè)編碼、全部手工與機(jī)器快速匯總表等，而且表格長短不一，如此眾多的統(tǒng)計(jì)表格整理出來的數(shù)據(jù)案卷，可占人口普查全部檔案的三分之二以上。

（二）普查檔案形成周期長

人口普查工作是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的系統(tǒng)工程。由于它具有涉及面廣，工作繁雜，技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，形成的檔案周期性較長。有的文件可按階段收集歸檔，有的則要在下一階段或幾個(gè)階段結(jié)束后方能補(bǔ)充歸檔,全面掃尾工作需較長時(shí)間。至于建立數(shù)據(jù)庫后進(jìn)行資料分析研究，需要的時(shí)間則更長，決定了人口普查檔案形成周期的長期性。

（三）普查檔案涉密性強(qiáng)

人口普查檔案中很多資料涉及普查對象的個(gè)人的隱私，關(guān)系到全市公民的根本利益，如果泄露，將帶來不可估量和難以彌補(bǔ)的損失，所以加強(qiáng)對普查檔案的保密管理非常重要。

（四）普查檔案規(guī)范要求高

一個(gè)完整的人口普查檔案，必須全面、真實(shí)、系統(tǒng)地記載人口普查工作的各項(xiàng)活動(dòng)，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分類科學(xué)，手續(xù)完備，材料真實(shí)，正確地反映人口普查工作的全部過程，人口普查檔案的案卷整理和排列也要符合規(guī)范要求。

三．人口普查檔案數(shù)字化管理軟件選型

（一）會(huì)博通滿足人口普查檔案全生命周期管理需求

會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從文件的起草、形成、發(fā)布、歸檔、借還、銷毀等的全生命周期管理。同時(shí)，實(shí)體案卷的取卷、拆卷、卷內(nèi)文件信息錄入等操作均可對應(yīng)在系統(tǒng)上處理，實(shí)現(xiàn)實(shí)體與電子文檔的同步管理。

（二）會(huì)博通滿足人口普查檔案依權(quán)限搜索功能需求

進(jìn)入會(huì)博通搜索平臺或頁面搜索框，即可依權(quán)限搜索；系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、類自然語言搜索、二次搜索等多種檢索方式，方便快速查找專利、資質(zhì)、榮譽(yù)等證照。

此外，系統(tǒng)可依權(quán)限對搜索信息進(jìn)行處理，如僅展示條目或展示條目和內(nèi)容，確保對應(yīng)權(quán)責(zé)的人員才能查閱關(guān)鍵信息，保障檔案的規(guī)范化應(yīng)用。

（三）會(huì)博通滿足人口普查檔案標(biāo)準(zhǔn)化借還功能需求

會(huì)系統(tǒng)支持線上、線下以及線上線下結(jié)合的借還管理。相關(guān)人員發(fā)起借用流程，即可申請線上或線下取用，免去四處奔波的煩惱。

借用人姓名、部門、用途、歸還時(shí)間等信息將全程電子化記錄，信息可追溯；如到期未還，員工會(huì)收到流程或短信提醒，大大提高證照借還效率。利用高拍儀，可對借用人信息進(jìn)行實(shí)時(shí)驗(yàn)證，借用時(shí)，亦可現(xiàn)場拍照記錄借用人信息。

（二）會(huì)博通滿足人口普查檔案防擴(kuò)散水印功能需求

當(dāng)員工在會(huì)博通系統(tǒng)上查閱或打印證照時(shí)，屏幕會(huì)自動(dòng)生成水??；水印樣式可按需求靈活設(shè)置，并記錄下使用人信息和時(shí)間，讓信息泄露有跡可查，更好保障檔案的信息安全。