檔案知識學(xué)堂——全宗檔案的立卷分類與內(nèi)容

全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

全宗號是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

(一)立卷的含義及意義

檔案不同于圖書，單份文件是零散的、大量的，一般不宜作為獨立的保管單位，而且，文件之間常有密切的聯(lián)系，若將有聯(lián)系的文件隨意分開，將會失去其原有價值。所以，人們在整理檔案時，將若干互有聯(lián)系的文件組合成一個有機整體，稱“案卷”,將文件編立成案卷的過程稱“立卷”或“組卷”。案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案基本的保管單位，通常也是統(tǒng)計檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)，立卷工作的好壞、案卷質(zhì)量如何，是衡量檔案整理工作水平的重要標(biāo)志。

(二)立卷與全宗內(nèi)檔案分類的關(guān)系

立卷工作在我國一般由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，但檔案部門須與之協(xié)調(diào)，如對歸檔案卷進(jìn)行質(zhì)量檢查驗收，對不合要求的案卷進(jìn)行加工，對零散文件進(jìn)行立卷等。

立卷與全宗內(nèi)檔案的分類是相互聯(lián)系的兩項工作。分類是按一定標(biāo)準(zhǔn)把一個全宗內(nèi)的檔案劃分為若干類別，每一次劃分只能使用一種標(biāo)準(zhǔn)，不能同時使用兩種或兩種以上的標(biāo)準(zhǔn)，同一類內(nèi)的各小類之間是并列關(guān)系；立卷是按一定特征把文件組合成若干保管單位，同一類內(nèi)的文件組卷，可根據(jù)需要同時使用多種特征。比如，對一部分文件可按問題特征進(jìn)行立卷，另一部分文件可按時間特征進(jìn)行立卷，同一類內(nèi)的各個案卷之間的關(guān)系因而也比較復(fù)雜，有的是并列關(guān)系， 有的是交叉關(guān)系，還有的是從屬關(guān)系。立卷與分類的共同之處在于都是按照一定特征集中、組合檔案文件，以保持文件之間在某些方面的聯(lián)系，實質(zhì)上都是對文件的分類，只不過分類的層次有別，分類的次序有先后，分類的范圍大小不同。

文件分類與立卷的程序一般是先后關(guān)系，先分類(包括區(qū)分全宗)再立卷，分類通常是立卷的前提，分類的方法和質(zhì)量，對立卷有一定的影響, 甚至有決定作用。立卷對分類也有一定的制約, 有些案卷是在歷史上形成的密不可分的一組文件整體，在重新分類整理時則應(yīng)當(dāng)在原來案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行分類，如對于公安、司法、監(jiān)察、人事部門的檔案在進(jìn)行分類時應(yīng)考慮文件之間的微觀聯(lián)系，因為在處理一個案件過程中形成的全部文件是不可分割的，必須組成一個案卷，分類只能在這些案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行。因此,確定分類方法和制定分類方案之前，必須考慮到這些文件如何組成案卷的問題。在立卷過程中，如果發(fā)現(xiàn)所訂分類方案或分類有錯誤時，必須加以修正?？梢?，立卷不能完全在分類之后進(jìn)行，先立卷后分類或兩者結(jié)合進(jìn)行的情況也會時常發(fā)生。

(三)立卷工作的內(nèi)容

立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂等工作內(nèi)容。