常見(jiàn)文檔管理問(wèn)題有哪些？文檔一體化系統(tǒng)管理的重要性

在信息化浪潮風(fēng)起云涌的今天，電子文件能提高其利用率，更好地提供服務(wù)。因此，要高度重視電子文檔的收集與管理，保證電子文檔的完整性，可存取利用和可理解性。

   文檔審核在當(dāng)今社會(huì)，電子文件的出現(xiàn)給生活帶來(lái)了很多的方便，同時(shí)它的檔案管理問(wèn)題也是必不可少的要關(guān)心的一件事。

一、常見(jiàn)文檔管理問(wèn)題有哪些？

 文檔眾多、類(lèi)型各異，散落存儲(chǔ)在員工各個(gè)電腦上，需要查找調(diào)閱時(shí)東奔西跑，非常不便。

 員工離職或調(diào)崗后，項(xiàng)目的整體方案資料可能會(huì)丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全。

 員工可以不經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶(hù)。

 數(shù)量龐大的文檔資料急切需要實(shí)現(xiàn)組織、歸檔、分類(lèi)、檢索與查閱。

 采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，不僅容易丟失，而且大量復(fù)印、打印，紙張成本很高，浪費(fèi)嚴(yán)重。

 紙質(zhì)文件不易保存，重要文件損壞后不可修復(fù)。

 對(duì)于相對(duì)敏感的文檔不能實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)控、信息保護(hù)、信息安全傳輸、身份識(shí)別、權(quán)限控制等。

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文檔資料承載企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果，一般管理只停留在個(gè)人或部門(mén)層面，這些重要的文檔會(huì)因?yàn)閱T工離職而丟失，因?yàn)闀r(shí)間推移而失去記憶，也會(huì)因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。

企業(yè)普遍會(huì)把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個(gè)額外的工作，且不說(shuō)員工會(huì)抵觸，也沒(méi)有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問(wèn)題相結(jié)合，往往難以達(dá)到理想的效果。

所以，在IT行業(yè)高速發(fā)展的今天，在信息洪流滾滾而來(lái)的當(dāng)下，我們需要一個(gè)強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，來(lái)為源源不斷的檔案和紛繁復(fù)雜的手續(xù)提供一條更便捷的路。

二、文檔一體化系統(tǒng)管理的重要性

會(huì)博通具有非常全面的文件管理功能，不但可用于收文、發(fā)文、簽報(bào)等普通行政公務(wù)文書(shū)的管理，也可滿(mǎn)足各種專(zhuān)業(yè)文件管理的需要。

1、文件流轉(zhuǎn)方式

一種是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，需要利用會(huì)博通保存電子文檔，打印相關(guān)人工流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。

另一種則是，現(xiàn)代化的無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過(guò)校對(duì)、會(huì)簽、簽發(fā)、核稿、編號(hào)、套紅等程序最終形成正式文件，還可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。

對(duì)于專(zhuān)業(yè)文件，沒(méi)有通用的定義，可以理解為行政文書(shū)以外的，具有專(zhuān)業(yè)性的一類(lèi)文件，如法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、規(guī)章制度、合同文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)文件、工程圖紙、工程項(xiàng)目文件、管理咨詢(xún)項(xiàng)目文件、法律咨詢(xún)與訴訟項(xiàng)目文件、投資項(xiàng)目文件、報(bào)表等等。

2、文件歸檔管理：

1）在文件管理階段，會(huì)博通提供了多種自動(dòng)化的方式，將處理完畢的文件自動(dòng)收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時(shí)將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類(lèi)目中，以形成檔案。 

2）對(duì)于沒(méi)有自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。

3）文件的歸檔操作，可由文件持有者將文件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門(mén)或人員直接進(jìn)行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗(yàn)收，再入庫(kù)保管。

會(huì)博通以專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)及先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用為支撐，為其構(gòu)建了辦公、文檔一體化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公管理、文檔管理、檔案管理的一體化集成，支撐公司對(duì)各類(lèi)文檔、檔案資源進(jìn)行全生命周期管控。大大提升了文檔、文件的管理質(zhì)量和效率，協(xié)同辦公效率也上了一個(gè)臺(tái)階。