會博通文檔管理系統(tǒng)：項目文檔資料管理面臨哪些問題

總所周知，建筑工程項目文檔資料包含產(chǎn)生、收集、整理、存儲、利用多個環(huán)節(jié)，在不同的項目管理階段，每份文檔資料服務(wù)于不同的管理過程。工程項目本身“涉及面廣、信息量大”，所以項目文檔資料的系統(tǒng)化管理給建筑工程帶來很大的挑戰(zhàn)。那么，建筑工程項目文檔資料管理過程中會面臨哪些挑戰(zhàn)和問題呢？下面小編就給大家簡單介紹一下，這些坑需要注意！

會博通綜合文檔系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：工程項文檔資料包含政府指令文件、項目往來文件、施工驗收單據(jù)、多媒體文件（如重大活動中的照片、視頻、錄像等）、紙質(zhì)文件、項目設(shè)計文圖紙（重要）、施工組織設(shè)計、竣工驗收證明等，還不夸張的說項目工程文檔多、亂、雜，管理難，借助信息系統(tǒng)管理非常有必要。

目前，建筑工程項目文檔資料管理多采用傳統(tǒng)管理手段，信息化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:

項目文檔管理不系統(tǒng)：

面對紛繁復(fù)雜的施工項目文檔資料，企業(yè)崗位設(shè)立管質(zhì)量、管安全、管進度、管材料等崗位。然而，各管理崗位人員總是結(jié)合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點”上給出自己的想法和要求，缺乏對文檔資料管理系統(tǒng)的理解，比如質(zhì)量驗收文檔管理人員往往過分強調(diào)項目質(zhì)量文檔管理工作，忽視項目技術(shù)交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實上，建筑行業(yè)需要從整個工程項目文檔資料管理的“面”上闡述需求。

項目文檔分類不清晰：

依據(jù)項目管理機構(gòu)及項目崗位的分工職能定義文檔所屬類別比較普遍(如設(shè)計文檔、監(jiān)理文檔、施工文檔等)，但是一份具體的項目文檔很多時候會貫穿多個職能部門(或機構(gòu))，有的甚至貫穿項目的不同管理階段。所以，定義文檔所屬類別會產(chǎn)生“多義性”問題。若從業(yè)務(wù)流程或者項目具體管理活動來分類，仍然面臨一項管理活動對應(yīng)多份文檔記錄的問題，比如有的從質(zhì)量控制的角度，有的從環(huán)境控制的角度，因此項目文檔資料的分類方式，尤其是二級甚至三級分類思路，目前不是很清晰。

項目文檔收集整理不及時：

在現(xiàn)實工程項目管理過程中，很多時候從制度層面上已經(jīng)要求某些管理活動應(yīng)該形成規(guī)范記錄，但最終項目文檔資料歸檔時仍然出現(xiàn)文檔資料缺失的現(xiàn)象。問題在于項目文檔資料的收集整理不夠及時，項目各級管理人員沒有周期性地“盤點”自身所負責管理的文檔，往往寄希望于項目完工后集中整理再呈交有關(guān)工程檔案管理部門。

項目文檔信息系統(tǒng)不匹配：

對于存在“跨地域運營、多項目管理”的施工企業(yè)而言，不匹配性主要體現(xiàn)在兩個方面，一是項目文檔管理信息系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)不匹配。二是項目各類文檔管理信息系統(tǒng)之間不匹配。有的信息系統(tǒng)是企業(yè)自身定制的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文檔記錄標準也不同。