會(huì)博通文檔管理系統(tǒng)：項(xiàng)目文檔資料管理面臨哪些問題

總所周知，建筑工程項(xiàng)目文檔資料包含產(chǎn)生、收集、整理、存儲(chǔ)、利用多個(gè)環(huán)節(jié)，在不同的項(xiàng)目管理階段，每份文檔資料服務(wù)于不同的管理過程。工程項(xiàng)目本身“涉及面廣、信息量大”，所以項(xiàng)目文檔資料的系統(tǒng)化管理給建筑工程帶來很大的挑戰(zhàn)。那么，建筑工程項(xiàng)目文檔資料管理過程中會(huì)面臨哪些挑戰(zhàn)和問題呢？下面小編就給大家簡單介紹一下，這些坑需要注意！

會(huì)博通綜合文檔系統(tǒng)資深產(chǎn)品經(jīng)理指出：工程項(xiàng)文檔資料包含政府指令文件、項(xiàng)目往來文件、施工驗(yàn)收單據(jù)、多媒體文件（如重大活動(dòng)中的照片、視頻、錄像等）、紙質(zhì)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文圖紙（重要）、施工組織設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收證明等，還不夸張的說項(xiàng)目工程文檔多、亂、雜，管理難，借助信息系統(tǒng)管理非常有必要。

目前，建筑工程項(xiàng)目文檔資料管理多采用傳統(tǒng)管理手段，信息化管理水平普遍還不高，主要存在以下問題:

項(xiàng)目文檔管理不系統(tǒng)：

面對(duì)紛繁復(fù)雜的施工項(xiàng)目文檔資料，企業(yè)崗位設(shè)立管質(zhì)量、管安全、管進(jìn)度、管材料等崗位。然而，各管理崗位人員總是結(jié)合自身所處的管工作崗位，只能從某些“點(diǎn)”上給出自己的想法和要求，缺乏對(duì)文檔資料管理系統(tǒng)的理解，比如質(zhì)量驗(yàn)收文檔管理人員往往過分強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目質(zhì)量文檔管理工作，忽視項(xiàng)目技術(shù)交底文檔、安全檢查文檔等的管理。事實(shí)上，建筑行業(yè)需要從整個(gè)工程項(xiàng)目文檔資料管理的“面”上闡述需求。

項(xiàng)目文檔分類不清晰：

依據(jù)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目崗位的分工職能定義文檔所屬類別比較普遍(如設(shè)計(jì)文檔、監(jiān)理文檔、施工文檔等)，但是一份具體的項(xiàng)目文檔很多時(shí)候會(huì)貫穿多個(gè)職能部門(或機(jī)構(gòu))，有的甚至貫穿項(xiàng)目的不同管理階段。所以，定義文檔所屬類別會(huì)產(chǎn)生“多義性”問題。若從業(yè)務(wù)流程或者項(xiàng)目具體管理活動(dòng)來分類，仍然面臨一項(xiàng)管理活動(dòng)對(duì)應(yīng)多份文檔記錄的問題，比如有的從質(zhì)量控制的角度，有的從環(huán)境控制的角度，因此項(xiàng)目文檔資料的分類方式，尤其是二級(jí)甚至三級(jí)分類思路，目前不是很清晰。

項(xiàng)目文檔收集整理不及時(shí)：

在現(xiàn)實(shí)工程項(xiàng)目管理過程中，很多時(shí)候從制度層面上已經(jīng)要求某些管理活動(dòng)應(yīng)該形成規(guī)范記錄，但最終項(xiàng)目文檔資料歸檔時(shí)仍然出現(xiàn)文檔資料缺失的現(xiàn)象。問題在于項(xiàng)目文檔資料的收集整理不夠及時(shí)，項(xiàng)目各級(jí)管理人員沒有周期性地“盤點(diǎn)”自身所負(fù)責(zé)管理的文檔，往往寄希望于項(xiàng)目完工后集中整理再呈交有關(guān)工程檔案管理部門。

項(xiàng)目文檔信息系統(tǒng)不匹配：

對(duì)于存在“跨地域運(yùn)營、多項(xiàng)目管理”的施工企業(yè)而言，不匹配性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是項(xiàng)目文檔管理信息系統(tǒng)與實(shí)際業(yè)務(wù)不匹配。二是項(xiàng)目各類文檔管理信息系統(tǒng)之間不匹配。有的信息系統(tǒng)是企業(yè)自身定制的，有的是政府主管部門要求的，所站角度不同、需求層次不同，各類文檔記錄標(biāo)準(zhǔn)也不同。