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【分享】企業(yè)檔號(hào)結(jié)構(gòu)構(gòu)成與示例

2024/11/18 17:25:13         來(lái)源:         作者:小博        瀏覽量:  1

2022版《檔號(hào)編制規(guī)則》提出了按卷整理檔案、按件整理檔案的兩種檔號(hào)基本結(jié)構(gòu),設(shè)置了必選元素和可選元素

對(duì)于企業(yè)來(lái)說,可以結(jié)合企業(yè)的檔案類型及管理需要,來(lái)選擇檔號(hào)的構(gòu)成元素,從而確定具體檔號(hào)結(jié)構(gòu)。今天就來(lái)看看兩種檔號(hào)結(jié)構(gòu)以及相關(guān)示例。

 

一、按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

1)基本結(jié)構(gòu)

 

必選元素:全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)(檔案門類代碼)、案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào);

可選元素:二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、目錄號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、年度、保管期限代碼、件號(hào)/頁(yè)號(hào)。

 

2)類別號(hào)怎么“組”?

按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)(檔案門類代碼)、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、目錄號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、年度、保管期限代碼??砂匆?guī)或按需來(lái)確定其構(gòu)成。

 

 

3)檔號(hào)示例

某制造公司內(nèi)有大量訴訟檔案需管理,訴訟檔案大類內(nèi)又包括民事訴訟、刑事訴訟、行政訴訟等二級(jí)分類,其下再按年度分類、按卷整理存放。結(jié)合檔案情況及管理需要,其制定訴訟檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:

全宗號(hào)-檔案門類代碼二級(jí)類別號(hào)年度保管期限代碼-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)

 

其中一件形成于2020年的民事訴訟檔案的檔號(hào)為:C001-SSMS202010-005-054,那么C001為全宗號(hào),SS為檔案門類代碼(訴訟檔案),MS二級(jí)類別號(hào)(民事訴訟),2020年度,10為保管期限,005為案卷號(hào),054為頁(yè)號(hào)。

 

二、按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

1)基本結(jié)構(gòu)

 

必選元素:全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)(檔案門類代碼)、年度、保管期限代碼、件號(hào);

可選元素:二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、機(jī)構(gòu)/問題代碼。

 

2)類別號(hào)怎么“組”?

按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中,類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)(檔案門類代碼)、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)/問題代碼??砂匆?guī)或按需來(lái)確定其構(gòu)成。

 

3)檔號(hào)示例

某集團(tuán)股份公司需按年度管理重要文書檔案,年度下又按保管期限10年、30年、永久分類,結(jié)合檔案整體情況及管理需要,其制定文書檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:

全宗號(hào)-檔案門類代碼年度保管期限代碼機(jī)構(gòu)/問題代碼-件號(hào)

 

其中一份形成于2006年的文書檔案檔號(hào)為:C001-WS·2006·D10·BGS-028,其中C001為全宗號(hào),WS為檔案門類代碼(文書檔案),2006為年度,D10為保管期限10年),BGS為機(jī)構(gòu)代碼(辦公室),028為件號(hào)。

 

三、編制注意事項(xiàng)

1、檔號(hào)編制符號(hào)

檔號(hào)編制中,會(huì)用到“-”連接號(hào)“•”間隔號(hào)。連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置,上下居中。

1)上、下位代碼間用“-”連接

檔號(hào)結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”連接,比如“全宗號(hào)-類別號(hào)-件號(hào)之間“-”連接。

2)同級(jí)代碼間用“•”間隔

屬類別號(hào)的元素,為同級(jí)代碼,同級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“•”間隔,比如“檔案門類代碼保管期限代碼年度”之間用“”間隔。

 

2、檔號(hào)編制原則

根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13—2022),檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、一致性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性、適用性原則。

唯一性原則:檔案館(室)內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

一致性原則:檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一致。

穩(wěn)定性原則:檔號(hào)一經(jīng)確定,不應(yīng)隨意改變。

擴(kuò)充性原則:檔號(hào)應(yīng)預(yù)留遞增容量,以便適應(yīng)館(室)藏檔案擴(kuò)充的需要。

簡(jiǎn)單性原則:檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了、減少代碼差錯(cuò),以提高處理效率。

適用性原則:檔號(hào)的編制宜適應(yīng)不同的技術(shù)環(huán)境。

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