【分享】企業(yè)檔號(hào)結(jié)構(gòu)構(gòu)成與示例

2022版《檔號(hào)編制規(guī)則》提出了按卷整理檔案、按件整理檔案的兩種檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)，設(shè)置了必選元素和可選元素。

對(duì)于企業(yè)來(lái)說，可以結(jié)合企業(yè)的檔案類型及管理需要，來(lái)選擇檔號(hào)的構(gòu)成元素，從而確定具體檔號(hào)結(jié)構(gòu)。今天就來(lái)看看兩種檔號(hào)結(jié)構(gòu)以及相關(guān)示例。

一、按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

（1）基本結(jié)構(gòu)

必選元素：全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）、案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)；

可選元素：二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、目錄號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、年度、保管期限代碼、件號(hào)/頁(yè)號(hào)。

（2）類別號(hào)怎么“組”？

按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)(檔案門類代碼)、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、目錄號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、年度、保管期限代碼?？砂匆?guī)或按需來(lái)確定其構(gòu)成。

（3）檔號(hào)示例

某制造公司內(nèi)有大量訴訟檔案需管理，訴訟檔案大類內(nèi)又包括民事訴訟、刑事訴訟、行政訴訟等二級(jí)分類，其下再按年度分類、按卷整理存放。結(jié)合檔案情況及管理需要，其制定訴訟檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)-檔案門類代碼•二級(jí)類別號(hào)•年度•保管期限代碼-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)

其中一件形成于2020年的民事訴訟檔案的檔號(hào)為：C001-SS•MS•2020•10-005-054，那么C001為全宗號(hào)，SS為檔案門類代碼（訴訟檔案），MS為二級(jí)類別號(hào)（民事訴訟），2020為年度，10為保管期限，005為案卷號(hào)，054為頁(yè)號(hào)。

二、按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

（1）基本結(jié)構(gòu)

必選元素：全宗號(hào)、一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）、年度、保管期限代碼、件號(hào)；

可選元素：二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、機(jī)構(gòu)/問題代碼。

（2）類別號(hào)怎么“組”？

按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中，類別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)/問題代碼?？砂匆?guī)或按需來(lái)確定其構(gòu)成。

（3）檔號(hào)示例

某集團(tuán)股份公司需按年度管理重要文書檔案，年度下又按保管期限10年、30年、永久分類，結(jié)合檔案整體情況及管理需要，其制定文書檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)-檔案門類代碼•年度•保管期限代碼•機(jī)構(gòu)/問題代碼-件號(hào)

其中一份形成于2006年的文書檔案檔號(hào)為：C001-WS·2006·D10·BGS-028，其中C001為全宗號(hào)，WS為檔案門類代碼（文書檔案），2006為年度，D10為保管期限（10年），BGS為機(jī)構(gòu)代碼（辦公室），028為件號(hào)。

三、編制注意事項(xiàng)

1、檔號(hào)編制符號(hào)

檔號(hào)編制中，會(huì)用到“-”連接號(hào)和“•”間隔號(hào)。連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置，上下居中。

（1）上、下位代碼間用“-”連接

檔號(hào)結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，上、下位代碼之間用連接號(hào)“-”連接，比如“全宗號(hào)-類別號(hào)-件號(hào)”之間用“-”連接。

（2）同級(jí)代碼間用“•”間隔

同屬類別號(hào)的元素，為同級(jí)代碼，同級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“•”間隔，比如“檔案門類代碼•保管期限代碼•年度”之間用“•”間隔。

2、檔號(hào)編制原則

根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13—2022），檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、一致性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性、適用性原則。

唯一性原則：檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

一致性原則：檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與館（室）藏檔案的整理分類體系保持一致。

穩(wěn)定性原則：檔號(hào)一經(jīng)確定，不應(yīng)隨意改變。

擴(kuò)充性原則：檔號(hào)應(yīng)預(yù)留遞增容量，以便適應(yīng)館（室）藏檔案擴(kuò)充的需要。

簡(jiǎn)單性原則：檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了、減少代碼差錯(cuò)，以提高處理效率。

適用性原則：檔號(hào)的編制宜適應(yīng)不同的技術(shù)環(huán)境。

 輕輕一掃，即刻解鎖本文精彩視頻內(nèi)容！