《電子檔案管理辦法》每章內(nèi)容總結+劃重點

2024年11月1日起，國家檔案局第22號令《電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）

正式施行。《辦法》就進一步加強和規(guī)范電子檔案管理工作，確保電子檔案真實、完整、可用、安全，對電子檔案全過程管理提出規(guī)范要求。

《辦法》共七章三十八條。明確了電子檔案的定義及“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的具體要求和全過程管理原則。規(guī)定了檔案主管部門、電子檔案形成單位、檔案館的職責。對電子文件整理與歸檔、電子檔案移交與接收、電子檔案保管與處置、電子檔案開放與利用等方面提出明確要求。對檔案館和形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織規(guī)范開展相關工作具有指導意義。

《辦法》各章內(nèi)容總結

現(xiàn)將各章內(nèi)容總結及

企業(yè)單位可重點關注的內(nèi)容

梳理如下，以共同參考探討

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第一章 總則

共8條，明確了電子檔案管理的目的及適用范圍，提出了電子檔案的定義及應符合的要求，包括來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，并對組織機構在設施設備、電子檔案全過程管理等方面提出了要求。

劃重點：

1、組織機構應當確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力；

2、組織機構應當加強電子檔案全過程管理，確保各環(huán)節(jié)的應用系統(tǒng)之間相互銜接；

3、電子檔案管理的全過程應當符合國家相關法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。

第二章 機構及其職責

共5條，明確了國家檔案主管部門、各級檔案主管部門和各類組織機構、檔案館在電子檔案管理工作中的職責，并提出檔案主管部門應當加強與相關部門的協(xié)同，組織機構應支持電子檔案管理人員接受專業(yè)培訓。

劃重點：

組織機構應當將電子檔案管理納入本單位信息化建設規(guī)劃，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范，配備滿足管理需要的信息化基礎設施。

第三章 電子文件整理與歸檔

共6條，規(guī)定了電子文件整理及歸檔的具體要求，包括歸檔管理辦法、歸檔范圍、保管期限、整理及歸檔步驟等方面，確保電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性。

劃重點：

1、各類組織機構應當依法依規(guī)整理與歸檔屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實、完整、可用、安全，且各系統(tǒng)的歸檔功能應符合相關標準規(guī)范；

2、電子文件形成部門應當在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，確保符合歸檔要求，且完整采集描述文件的元數(shù)據(jù)及管理過程元數(shù)據(jù)。

第四章 電子檔案移交與接收

共4條，提出了電子檔案移交檔案館的相關要求，包括移交期限、移交格式、移交方式、接收程序等，以確保移交的規(guī)范性與安全性。

劃重點：

各類組織機構向檔案館移交電子檔案，應當按照相關標準規(guī)范通過真實性、完整性、可用性、安全性檢測，且不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，已加密檔案需去除加密后移交，移交的電子檔案應附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。

第五章 電子檔案保管與處置

共7條，規(guī)定了電子檔案的保管、備份、轉換遷移、保管期鑒定及銷毀的相關要求，當中強調(diào)了數(shù)據(jù)備份，明確了備份方式、備份介質、異地和災難備份等備份要求。

劃重點：

1、組織機構應當加強電子檔案備份工作，完整備份電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等；應當在磁介質、光介質、縮微膠片等介質中選擇至少兩種符合長期安全管理要求的存儲介質，以在線方式和離線方式保存至少三套完整數(shù)據(jù)，每種介質上保存一套完整數(shù)據(jù)， 一套在線應用，兩套備份；

2、電子檔案銷毀工作應當遵守國家有關規(guī)定，履行相關手續(xù)，且應從在線存儲設備、容災備份等系統(tǒng)和離線存儲介質中徹底刪除，并記錄相關信息。

第六章 電子檔案開放與利用

共6條，強調(diào)了電子檔案的開放與利用應制度化、規(guī)范化，包括組織機構建立利用制度、構建利用平臺、開展開發(fā)工作，利用者合法利用，主管部門推動共享利用等，推動與確保電子檔案的安全高效利用。

劃重點：

組織機構應當建立電子檔案利用制度，利用政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道實現(xiàn)電子檔案便利、高效、安全利用；利用者利用電子檔案，應當遵守國家有關法律法規(guī)和檔案利用的規(guī)定。

第七章 附則

共2條，明確了《辦法》的解釋權及施行時間。

會博通數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

會博通檔案管理系統(tǒng)，遵循國家檔案管理相關法規(guī)標準設計，可支撐組織機構依照《電子檔案管理辦法》及相關法規(guī)要求，實現(xiàn)電子檔案的合規(guī)化管理。

1、支撐電子檔案全過程管理：會博通系統(tǒng)提供檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、到注銷等的全生命周期管理功能，可實現(xiàn)電子檔案全過程一站式管理。

2、與應用系統(tǒng)無縫對接：會博通系統(tǒng)支持多種錄入方式，并可與OA、ERP等各類系統(tǒng)對接，接收相關電子文件、附件及其元數(shù)據(jù)、甚至管理痕跡，輔助應歸盡歸，完整采集。

3、支持四性檢測：支持涵蓋收集、存儲、移交三個環(huán)節(jié)的四性檢測，確保電子檔案真實、完整、可用、安全，檢測策略可供按需自定義。

4、支持流程設計：提供流程管理功能，可自定義設計如檔案移交、借用、銷毀等幾乎所有工作流程，流程節(jié)點、表單均可自定義，支撐規(guī)范管理需求。

5、多維安全策略：系統(tǒng)具SSL加密傳輸、強密碼登錄控制、機器指紋登錄、MD5加密存儲、文檔防擴散水印、用戶行為/文件操作日志等安全機制，多維度守護電子檔案安全。

至今，會博通系統(tǒng)應用用戶超數(shù)萬，服務網(wǎng)絡覆蓋全國多個省市，獲得了眾多黨政機關、企事業(yè)單位客戶的認可。歡迎訪問會博通公眾號或官網(wǎng)預約演示。

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