檔案數(shù)字化流程揭秘：檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的6個步驟

檔案數(shù)字化處理，需經(jīng)過哪些流程？

會博通參考檔案行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017），及團隊在檔案數(shù)字化項目中的實戰(zhàn)經(jīng)驗，將檔案數(shù)字化處理流程總結為以下七大環(huán)節(jié)：

數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化數(shù)據(jù)采集、數(shù)字化數(shù)據(jù)處理、圖像質量檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字化后處理。流程見圖如下：

針對檔案數(shù)字化處理過程中的各項要點，會博通特別推出《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目。本期我們要分享的環(huán)節(jié)是：目錄數(shù)據(jù)庫建立。

01目錄數(shù)據(jù)庫建立

在檔案數(shù)字化工作中，目錄數(shù)據(jù)庫建立是至關重要的一環(huán)，它不僅關系到檔案信息的完整性和準確性，還直接影響到檔案的長期保存和利用效率，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的關鍵。

目錄數(shù)據(jù)庫建立一般包括以下步驟：

1、 制定規(guī)則

2、 數(shù)據(jù)庫格式選擇

3、 數(shù)據(jù)庫結構設計

4、 檔案著錄

5、 數(shù)據(jù)錄入

6、 檢查數(shù)據(jù)質量

需強調的是，不同組織機構對檔案數(shù)據(jù)庫的需求不同，數(shù)據(jù)庫設計和實施的重點也有所差異。比如，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫可能側重分類架構的可拓展性，以及與職能匹配的權限管理；學校檔案數(shù)據(jù)庫可能側重多媒體資源儲存與精準檢索。

在構建目錄數(shù)據(jù)庫前需先進行調研，明確具體管理需求，如用戶包括誰（哪個部門、多少人）、重點關注什么功能（需解決什么問題）、檔案數(shù)據(jù)來源、是否需集成對接等，數(shù)據(jù)庫的實施才能更符合實際應用。在這方面，在會博通為客戶進行專業(yè)化方案定制前，項目團隊會先進行詳盡的需求調研，再根據(jù)組織需求量身定制應用方案。

02目錄數(shù)據(jù)庫建立要點

制定規(guī)則

規(guī)范：應制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應嚴格遵守。

數(shù)據(jù)庫格式選擇

規(guī)范：數(shù)據(jù)庫選擇應考慮可轉換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。

說明：所選定的數(shù)據(jù)庫格式，應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

數(shù)據(jù)庫結構設計

規(guī)范：數(shù)據(jù)庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯(lián)系，有利于紙質檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

說明：良好的數(shù)據(jù)庫結構對于數(shù)據(jù)的存儲和檢索效率來說至關重要，必須根據(jù)業(yè)務需求和應用目標來設計，如需包含的數(shù)據(jù)表及字段、數(shù)據(jù)表之間的關系等。對此，亦可選擇會博通系統(tǒng)這種成熟穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)軟件，可確保數(shù)據(jù)庫的結構既能滿足當前需求，也能適應未來發(fā)展。 

檔案著錄

規(guī)范：將紙質檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

說明：檔案著錄應當準確、詳細、完整，真實反映檔案的內容和形式特征。在會博通檔案系統(tǒng)中著錄時，可通過自定義功能，精細定義系統(tǒng)中每一份檔案案卷的屬性。如：文書檔案的屬性可定義為文號、題名、文件日期、密級等，合同檔案的屬性為合同編號、合同名稱、簽訂日期等。還可設定及套用屬性模板，減少重復工作，提高著錄效率。

數(shù)據(jù)錄入

說明：為了確保檔案信息的規(guī)范性和一致性，須按照檔案著錄結果，準確錄入檔案信息。同時，在檔案數(shù)字化前處理工作中，對于紙質檔案目錄所作的修改或補充的備注，也應錄入到數(shù)據(jù)庫中，以確保檔案目錄數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

檢查數(shù)據(jù)質量

規(guī)范：可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規(guī)范性和準確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應及時進行修改。

目錄數(shù)據(jù)庫建立之后，在數(shù)字化數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)有哪些步驟？要注意什么？下期《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目我們將繼續(xù)分享，歡迎關注！

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