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檔案管理工作是一項很專業(yè)的工作，里面涉及到很多的行業(yè)專屬名詞，想要做好檔案管理，首先得對這些專有名詞有一個大概的了解。本期內(nèi)容，小編跟大家一起探尋檔案著錄的相關(guān)概念。
01什么是檔案著錄
檔案著錄是指對檔案文件進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確、全面的描述和標(biāo)識，以便于檔案的管理、利用和保管。檔案著錄是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。檔案著錄的內(nèi)容通常包括以下幾個方面：
1)檔案文件的標(biāo)題：檔案文件的標(biāo)題應(yīng)該簡明扼要地表述文件的內(nèi)容和特點。
2)檔案文件的日期：檔案文件的日期應(yīng)該準(zhǔn)確地反映文件的起草時間、簽發(fā)時間或者生效時間等。檔案文件的起草人：檔案文件的起草人是指文件的主要起草者或者主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)該準(zhǔn)確標(biāo)識。
3)檔案文件的類型：檔案文件的類型通常包括公文、函件、報告、備忘錄、合同、協(xié)議等。
4)檔案文件的機構(gòu)：檔案文件的機構(gòu)是指文件所屬的具體部門、單位或者組織，應(yīng)該準(zhǔn)確標(biāo)識。
5)檔案文件的編號：檔案文件的編號應(yīng)該按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，以便于檔案的管理和查找。
6)檔案文件的密級：檔案文件的密級應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)和保密等級進(jìn)行劃分和標(biāo)識，以便于檔案的保密和管理。
02檔案著錄的相關(guān)概念
1)著錄單元：作為基本著錄單位的一份文件或一個文件集合。
2)多級著錄：從文件、案卷、類別到全宗分層級實施著錄的方法。
3)著錄層級：著錄單元在全宗內(nèi)所處的層次位置。
4)著錄項目：揭示檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動的記錄事項。
5)著錄條目：一個著錄單元所有著錄項目的組合。
6)著錄主體：對著錄工作負(fù)有責(zé)任的機構(gòu)或部門。
03檔案著錄的原則和要求
1)層級性：根據(jù)檔案整理結(jié)果,從文件級到全宗級分級著錄檔案信息,以反映部分與整體的層次結(jié)構(gòu)；
2)相稱性：僅記錄著錄單元所在層級的相關(guān)信息。例如,當(dāng)著錄單元為全宗時,不提供案卷的詳細(xì)內(nèi)容信息;當(dāng)著錄單元為文件時,僅著錄文件信息;當(dāng)著錄單元的責(zé)任者是某個單位的分支機構(gòu)或下屬機構(gòu)時,不提供該單位的組織機構(gòu)沿革信息。
3)關(guān)聯(lián)性：標(biāo)識著錄條目的著錄層級,將其與上一級著錄單元相連接,以明確著錄單元在著錄層級結(jié)構(gòu)中的位置,揭示各層級之間的有機聯(lián)系?？刹捎孟鄳?yīng)著錄層級的檔號或其他方式進(jìn)行連接。
4)動態(tài)性：著錄項目的內(nèi)容發(fā)生變化時,應(yīng)重新著錄。根據(jù)實際需要,保留原著錄內(nèi)容或重新賦值。例如,著錄單元的開放審核意見發(fā)生變化時,開放標(biāo)識項重新賦值;著錄單元的密級發(fā)生變更時,密級項在保留原著錄內(nèi)容的基礎(chǔ)上,補充變更情況。
04會博通檔案管理軟件，為用戶提供更好的著錄工具
在會博通檔案管理系統(tǒng)中，檔案著錄也就是進(jìn)行檔案屬性的標(biāo)注。會博通當(dāng)中的屬性標(biāo)注，參考了檔案著錄規(guī)則，能夠清晰的標(biāo)注檔案的屬性。
當(dāng)然這個是比較簡單的，會博通檔案管理系統(tǒng)在遵循檔案著錄的規(guī)則下，支持自定義條目字段。自定義條目字段后，用戶可以結(jié)合使用場景，讓檔案的查找和檢索更為便捷。關(guān)于檔案著錄的內(nèi)容就到這了，您還有哪些想要了解的檔案知識，歡迎留言告訴我們。
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