檔案管理系統(tǒng)的“閉環(huán)神器”：知識(shí)質(zhì)量評(píng)價(jià)
2022/9/29 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
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檔案價(jià)值的確定，在各企事業(yè)單位當(dāng)中，通常會(huì)有非常明確的規(guī)定，比如說某一個(gè)檔案保存的時(shí)長(zhǎng)是多久，屬于什么樣的密級(jí)等。這些都是在制度上非常嚴(yán)格的規(guī)定，不需要過多介紹，大家在內(nèi)部的檔案管理體系當(dāng)中，查閱便可得到。
本期小編給大家介紹，評(píng)判檔案價(jià)值的另一個(gè)維度：檔案對(duì)于實(shí)際工作的促進(jìn)情況。這個(gè)概念怎么理解？我們常說，檔案就相當(dāng)于沉淀下來的知識(shí)成果，書籍是知識(shí)成果的一部分。那么我們可以將檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的知識(shí)評(píng)價(jià)，相近的理解為書籍的評(píng)價(jià)。
譬如在豆瓣當(dāng)中，對(duì)于每一本書，都有相應(yīng)的評(píng)分和書評(píng)。相應(yīng)地，在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，我們?yōu)闄n案也提供了知識(shí)質(zhì)量評(píng)價(jià)功能。通過該功能，每一個(gè)有權(quán)限的用戶可以直接在檔案下進(jìn)行評(píng)分，并填寫評(píng)價(jià)，以便后續(xù)檔案利用人員做參考，提高檔案利用效率和價(jià)值。
01檔案評(píng)價(jià)窗口
針對(duì)類型條目、文件夾、文件條目以及案卷等的信息使用情況，添加訪問效果評(píng)價(jià)。
02發(fā)表檔案評(píng)價(jià)
對(duì)當(dāng)前信息條目進(jìn)行訪問效果評(píng)價(jià)，需點(diǎn)擊 “發(fā)表評(píng)價(jià)”按鈕，彈出如下窗體進(jìn)行操作：
對(duì)使用效果進(jìn)行評(píng)分，可根據(jù)預(yù)先設(shè)定的中文評(píng)價(jià)進(jìn)行評(píng)定，也可手工輸入具體分?jǐn)?shù)（1-100分），然后，還可對(duì)使用效果進(jìn)行文字內(nèi)容的表述。提交完成后，頁(yè)面自動(dòng)顯示匯總圖示。注意： 24 小時(shí)內(nèi)，每人只能對(duì)某條條目進(jìn)行一次使用效果評(píng)價(jià)。
03檔案評(píng)價(jià)總覽
點(diǎn)擊“匯總圖示”，可查看該條目使用效果評(píng)價(jià)的總體情況圖示，具體如下圖所示：
此外，也包含了訪問效果評(píng)價(jià)的頻度、評(píng)價(jià)次數(shù)、平均分?jǐn)?shù)和您的評(píng)價(jià)四部份信息。
會(huì)博通認(rèn)為，檔案雖然是一種知識(shí)的沉淀，但并非沉淀下來就不動(dòng)了，只有讓檔案流動(dòng)起來，充分發(fā)揮價(jià)值，才能切實(shí)推動(dòng)企事業(yè)單位成長(zhǎng)，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。
知識(shí)的迭代是一個(gè)螺旋式上升的過程，在迭代的過程中，需要來自不同人員、不同維度的反饋，希望通過這樣一個(gè)反饋的“閉環(huán)神器”，能夠幫助大家，更有趣、更靈活、更高效地完成好檔案管理工作。
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