檔案資料在哪里？用企業(yè)檔案管理系統(tǒng)一查便知！
2022/9/14 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
瀏覽量： 831
黨群工作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、產(chǎn)品文字檔案、科研文字檔案、基建文字檔案、設(shè)備文字檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案……企業(yè)檔案五花八門，該如何尋找？
您是怎么找檔案的？是不是還需要花費很多的時間？實際上檔案搜查很簡單，用會博通檔案管理系統(tǒng)，不論是電子檔案還是實體檔案都可以快速查找。
01快速檢索電子檔案
在會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，用戶可通過基礎(chǔ)檢索與高級檢索兩種不同的方式進(jìn)行檔案檢索。使用基礎(chǔ)檢索功能時，只需在搜索框中輸入屬性關(guān)聯(lián)詞，檔案管理軟件便會自動在系統(tǒng)中搜索相關(guān)文檔。同時，還可以多個關(guān)聯(lián)詞聯(lián)合搜索、二次搜索，以縮小搜索范圍。
通過以上的方式，您就可以非常快速地找到所需檔案了。
02快速定位實體檔案
會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，不僅僅能夠快速找到電子檔案，也能快速定位實體檔案。在使用快速定位功能，您需要先在分類管理器中管理存放地點。管理方式為，在分類管理器的數(shù)據(jù)庫節(jié)點，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“存放地點表”子菜單，即彈出“存放地點表”窗口，在這個窗口中可以添加、刪除或修改存放地點。
可通過下拉選擇切換當(dāng)前的示意圖，示意圖中的紅點表示對應(yīng)一個存放地點編號。示意圖顯示有三個模式：
1）顯示標(biāo)簽：在示意圖中顯示存放地點的標(biāo)簽，并且，可以通過單擊存放地點標(biāo)簽，對該標(biāo)簽進(jìn)行隱藏或顯示。
2）隱藏標(biāo)簽：示意圖中只顯示存放地點的標(biāo)記點，鼠標(biāo)移到標(biāo)記點時，會顯示標(biāo)簽信息。
3）編輯模式：示意圖進(jìn)入編輯狀態(tài)，點擊示意圖上的某一位置，即可在該位置添加新的標(biāo)記點，輸入標(biāo)簽編碼。點擊已經(jīng)存在的標(biāo)記點，也可以編輯該標(biāo)記點。然后，點擊保存示意圖按鈕保存當(dāng)前修改。
4）標(biāo)記查找：在查找按鈕左側(cè)的文本框中輸入要查找的標(biāo)簽關(guān)鍵字，點擊查找按鈕，即會顯示符合條件的標(biāo)記點列表，點擊列表中的標(biāo)記，會定位到相應(yīng)的示意圖位置，關(guān)鍵字輸入越完整，查找越精確。
“小李啊,等會把咱們?nèi)ツ晟a(chǎn)管理檔案整理一下，一會開會用?！?/span>
“領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)在距離開會不到1小時，時間上恐怕有點來不及。因為生產(chǎn)管理檔案有點多，不僅包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理，還包括安全管理、計量工作等等……找齊估計得花費一天”
您是怎么找檔案的？是不是還需要花費很多的時間？實際上檔案搜查很簡單，用會博通檔案管理系統(tǒng)，不論是電子檔案還是實體檔案都可以快速查找。
01快速檢索電子檔案
在會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，用戶可通過基礎(chǔ)檢索與高級檢索兩種不同的方式進(jìn)行檔案檢索。使用基礎(chǔ)檢索功能時，只需在搜索框中輸入屬性關(guān)聯(lián)詞，檔案管理軟件便會自動在系統(tǒng)中搜索相關(guān)文檔。同時，還可以多個關(guān)聯(lián)詞聯(lián)合搜索、二次搜索，以縮小搜索范圍。
舉個例子，若您搜索的內(nèi)容既包含檔案管理部門，又包含會議資料，那么就可以用“檔案管理部門”+“空格”+“會議資料”的組合方式進(jìn)行搜索。
除了基礎(chǔ)搜索之外，您還可以通過多屬性組合、自定義搜索排名來快速鎖定目標(biāo)文件的搜索方式。搜索過程中，通過“或者”、“并且”、“或者不”，基礎(chǔ)屬性/自定義屬性，框定區(qū)域、時間等多維度條件，便可以非常精準(zhǔn)地定位目標(biāo)文件。并且，搜索結(jié)果可依據(jù)需求進(jìn)行升序和降序排布。
通過以上的方式，您就可以非常快速地找到所需檔案了。
02快速定位實體檔案
會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，不僅僅能夠快速找到電子檔案，也能快速定位實體檔案。在使用快速定位功能，您需要先在分類管理器中管理存放地點。管理方式為，在分類管理器的數(shù)據(jù)庫節(jié)點，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“存放地點表”子菜單，即彈出“存放地點表”窗口，在這個窗口中可以添加、刪除或修改存放地點。
會博通可對多個庫房的位置示意圖進(jìn)行統(tǒng)一管理，以方便大型機(jī)構(gòu)以及大型檔案館的應(yīng)用。
可通過下拉選擇切換當(dāng)前的示意圖，示意圖中的紅點表示對應(yīng)一個存放地點編號。示意圖顯示有三個模式：
1）顯示標(biāo)簽：在示意圖中顯示存放地點的標(biāo)簽，并且，可以通過單擊存放地點標(biāo)簽，對該標(biāo)簽進(jìn)行隱藏或顯示。
2）隱藏標(biāo)簽：示意圖中只顯示存放地點的標(biāo)記點，鼠標(biāo)移到標(biāo)記點時，會顯示標(biāo)簽信息。
3）編輯模式：示意圖進(jìn)入編輯狀態(tài)，點擊示意圖上的某一位置，即可在該位置添加新的標(biāo)記點，輸入標(biāo)簽編碼。點擊已經(jīng)存在的標(biāo)記點，也可以編輯該標(biāo)記點。然后，點擊保存示意圖按鈕保存當(dāng)前修改。
4）標(biāo)記查找：在查找按鈕左側(cè)的文本框中輸入要查找的標(biāo)簽關(guān)鍵字，點擊查找按鈕，即會顯示符合條件的標(biāo)記點列表，點擊列表中的標(biāo)記，會定位到相應(yīng)的示意圖位置，關(guān)鍵字輸入越完整，查找越精確。
快速檢索電子檔案與快速定位實體檔案，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，讓企業(yè)檔案管理更高效。面對領(lǐng)導(dǎo)一個小時后要找全所有檔案緊急情況。淡定下來不要慌，交給會博通企業(yè)檔案管理軟件就對了！
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