能源行業(yè)企業(yè)，如何構建科學的檔案管理系統(tǒng)？
能源公司在檔案管理上，目前存在的痛點：
1）重工程建設，輕檔案管理
在能源行業(yè)中，直接產生效益的，往往是項目工程部門。因此，為使工程項目盡快發(fā)揮效益，建設方和參建單位在工程建設過程中，往往更多關注工程建設，而忽視檔案資料的作用。檔案管理意識淡薄，未將工程檔案管理納入日常建設管理中，特別是在施工階段面臨工期緊施工任務重等情況下，只注重工程進度，忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作，造成工程檔案管理與工程建設不能同步進行。
2）檔案歸檔不及時
包括能源行業(yè)在內的所有檔案、文件的管理工作，都是一個長期且持續(xù)的過程。能源建設參建單位多工期長、人員流動大、建設過程中形成的資料得不到及時收集和妥善保管，以至于檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔。常常需要等到工程項目完工后，才在辦理竣工驗收手續(xù)時再來組織大量的人力、物力，補充檔案資料，檔家資料的真實性、完整性、準確性難以控制。
3）檔案資料整理不規(guī)范
要解決能源公司重工程建設、輕檔案管理，檔案管理不及時、檔案整理不規(guī)范等問題。您可以從提高檔案管理意識和打造好的檔案管理系統(tǒng)兩個方面入手。
1）加強宣傳，強化員工檔案管理意識
在能源公司的業(yè)務推進中，不僅要重視工程質量、工程進度、工程安全，同時也要對檔案工作加強重視，做到檔案與工程同步，保證檔案的準確性、齊全性和完整性。要做好檔案管理工作，首先需要提高檔案管理意識，比如可要求建設單位及參建單位配備專業(yè)的檔來人員，并定期進行輔導和培訓。同時，還需要建立有效的檔案管理責任制度，明確建設單位與參建單位領導的責任，增強檔案意識與支持力度。
2）建立高效的檔案管理系統(tǒng)，推進檔案規(guī)范化管理
要做到能源檔案的信息化管理，需要借助專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)。一款優(yōu)秀的檔案管理應用，能夠在很大的層面上解決檔案管理、滯后、不合規(guī)、低效的問題。拿紹林科技旗下會博通檔案管理系統(tǒng)來說，我們就實現(xiàn)了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、鑒賞的全過程的管理。
此外，針對能源行業(yè)文件、檔案資料規(guī)范化要求，紹林科技同步提供規(guī)范新能源板塊檔案記錄所用到的表格表式及填寫標準，讓所有的項目能做到統(tǒng)一，以便于管理，大大提高檔案管理工作的質量和效率。
結語：能源檔案管理工作是一個系統(tǒng)性的工程，既要提高檔案工作者的思想意識和能力素質，也要同步構建優(yōu)質的檔案管理系統(tǒng)輔助管理，只有兩者同步并進、協(xié)調配合，才能切實將檔案管理融合進日常的業(yè)務體系中，使之成為推動業(yè)績增長的知識資源。
推薦閱讀：
會博通檔案管理系統(tǒng)郵件網關：安全、高效的企業(yè)對外辦公郵箱
