致會博通檔案管理系統(tǒng)用戶：別忘了，你有一個專屬信息保管箱哦
2022/3/31 0:00:00
來源：公司資訊
作者：小博
瀏覽量： 517
在會博通檔案管理系統(tǒng)中，每一個用戶都有一個供個人使用的信息保管箱。這個信息保管箱就像工作的資料庫，存儲著日常工作交流的各種資料、消息，對于記錄查找、問題溯源、資源分享非常有幫助。
要對資料進(jìn)行保存，首先得保證擁有足夠的空間容量。在會博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，系統(tǒng)管理員可在創(chuàng)建用戶時，直接設(shè)定每個用戶信息保管箱容量，并可隨時根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整、管控。
為方便信息管理，在檔案管理系統(tǒng)中，會博通為您提供了基礎(chǔ)的信息類目，比如流程郵局、我的文章、我的微博、互動空間等。你可以直接將信息歸入到已有類型當(dāng)中，并自行進(jìn)行文件增刪。其它用戶則可以閱讀這些文章，并予以評價。當(dāng)然，你也可以根據(jù)自己的需要創(chuàng)建信息的分類架構(gòu)，使之更符合你的知識體系結(jié)構(gòu)，或調(diào)用習(xí)慣。
在會博通劃定的信息類別中，有一個非常重要的類目，必須要提一下。這個類目是【流程郵局】，下級分類包括通信錄、發(fā)件箱和收件箱。通信錄用于保存用戶本人需要經(jīng)常聯(lián)系的聯(lián)系人的通信信息，最好包含電子郵箱和移動電話號碼，會博通的相關(guān)功能，如外部聯(lián)系人、外部鏈接等需要用到。
當(dāng)開啟了會博通郵件網(wǎng)關(guān)選件時，每一個會博通用戶，都可綁定一個Email郵箱。會博通支持市面上所有主流郵箱，可為QQ郵箱、騰訊企業(yè)郵箱、163郵箱、阿里云郵箱、阿里云企業(yè)郵箱、微軟偶像、Google Gmail、sina郵箱、188郵箱、126郵箱、netease郵箱、yeah郵箱、sohu郵箱、TOM郵箱等。
需要提醒的是，綁定郵箱時，可能需要獲取一個第三方客戶端訪問授權(quán)碼，需要根據(jù)你所使用的郵件系統(tǒng)的相關(guān)指引去獲得這個授權(quán)碼（一般位于郵件系統(tǒng)的設(shè)置功能中）。
綁定郵箱后，會博通將自動接收該郵箱所收到的郵件，保存到信息保管箱的收件箱中，并提過流程郵件提交用戶處理。系統(tǒng)管理員還可通過參數(shù)設(shè)置，當(dāng)該用戶收到新的流程郵件（待辦事宜）時，往綁定郵箱中發(fā)送提醒郵件。
除【流程郵局】之外的另一部分類目，則可用于保存用戶個人使用的知識信息內(nèi)容，其分類架構(gòu)可根據(jù)自己對于知識管理的需要來確定，一般不授權(quán)給他人使用，當(dāng)然，如果有必要，也可將其中的部份類目授權(quán)給其他用戶共享。
要對資料進(jìn)行保存，首先得保證擁有足夠的空間容量。在會博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，系統(tǒng)管理員可在創(chuàng)建用戶時，直接設(shè)定每個用戶信息保管箱容量，并可隨時根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整、管控。
為方便信息管理，在檔案管理系統(tǒng)中，會博通為您提供了基礎(chǔ)的信息類目，比如流程郵局、我的文章、我的微博、互動空間等。你可以直接將信息歸入到已有類型當(dāng)中，并自行進(jìn)行文件增刪。其它用戶則可以閱讀這些文章，并予以評價。當(dāng)然，你也可以根據(jù)自己的需要創(chuàng)建信息的分類架構(gòu)，使之更符合你的知識體系結(jié)構(gòu)，或調(diào)用習(xí)慣。
在會博通劃定的信息類別中，有一個非常重要的類目，必須要提一下。這個類目是【流程郵局】，下級分類包括通信錄、發(fā)件箱和收件箱。通信錄用于保存用戶本人需要經(jīng)常聯(lián)系的聯(lián)系人的通信信息，最好包含電子郵箱和移動電話號碼，會博通的相關(guān)功能，如外部聯(lián)系人、外部鏈接等需要用到。
當(dāng)開啟了會博通郵件網(wǎng)關(guān)選件時，每一個會博通用戶，都可綁定一個Email郵箱。會博通支持市面上所有主流郵箱，可為QQ郵箱、騰訊企業(yè)郵箱、163郵箱、阿里云郵箱、阿里云企業(yè)郵箱、微軟偶像、Google Gmail、sina郵箱、188郵箱、126郵箱、netease郵箱、yeah郵箱、sohu郵箱、TOM郵箱等。
需要提醒的是，綁定郵箱時，可能需要獲取一個第三方客戶端訪問授權(quán)碼，需要根據(jù)你所使用的郵件系統(tǒng)的相關(guān)指引去獲得這個授權(quán)碼（一般位于郵件系統(tǒng)的設(shè)置功能中）。
綁定郵箱后，會博通將自動接收該郵箱所收到的郵件，保存到信息保管箱的收件箱中，并提過流程郵件提交用戶處理。系統(tǒng)管理員還可通過參數(shù)設(shè)置，當(dāng)該用戶收到新的流程郵件（待辦事宜）時，往綁定郵箱中發(fā)送提醒郵件。
除【流程郵局】之外的另一部分類目，則可用于保存用戶個人使用的知識信息內(nèi)容，其分類架構(gòu)可根據(jù)自己對于知識管理的需要來確定，一般不授權(quán)給他人使用，當(dāng)然，如果有必要，也可將其中的部份類目授權(quán)給其他用戶共享。
作為會博通檔案管理系統(tǒng)的用戶，你將專屬信息保管箱用起來了嗎？趕快嘗試一下，用它來加強與其它組織成員的信息共享和協(xié)作吧。
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