【案例】南方電器：會(huì)博通賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型 實(shí)現(xiàn)合同、檔案一體化管理

廣州南方電力集團(tuán)電器有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)南方電器），是以高低壓成套開(kāi)關(guān)設(shè)備、配電變壓器設(shè)備和提供用戶(hù)用電服務(wù)為主的綜合性電氣供應(yīng)商，先后榮獲中國(guó)機(jī)械500強(qiáng)，廣東省企業(yè)500強(qiáng)，廣東省制造業(yè)百?gòu)?qiáng)企業(yè)，廣東省用戶(hù)滿意服務(wù)明星企業(yè)稱(chēng)號(hào)和廣東省誠(chéng)信示范企業(yè)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。

信息化、數(shù)字化的發(fā)展，驅(qū)動(dòng)企業(yè)的內(nèi)部管理的更新?lián)Q代，南方電器從2019年開(kāi)始著手合同管理、檔案管理系統(tǒng)的選型，經(jīng)過(guò)對(duì)比多方廠商，認(rèn)為會(huì)博通的在行業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)豐富，產(chǎn)品質(zhì)量過(guò)硬，售后服務(wù)好，最終選擇會(huì)博通，部署合同管理、檔案管理軟件，打造合同管理、檔案管理的標(biāo)桿。

一、選擇有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、實(shí)力強(qiáng)的軟件企業(yè)是成功的關(guān)鍵

在軟件的選型過(guò)程中，會(huì)博通軟件科技與南方電器，進(jìn)行了很好的溝通與配合，南方電器對(duì)選型工作非常的重視與謹(jǐn)慎，進(jìn)行了反復(fù)的必選與測(cè)試、試用，最終選定了會(huì)博通文件、檔案、知識(shí)一體化管理系統(tǒng)，用于企業(yè)的合同管理和綜合檔案管理。

                         
二、傾聽(tīng)用戶(hù)心聲，準(zhǔn)確把脈，開(kāi)出高效良方

南方電器簽署會(huì)博通前，面臨著以下幾個(gè)方面的痛點(diǎn)：

1、公司各部門(mén)不明確各門(mén)類(lèi)檔案材料的歸檔范圍和歸檔方式，待歸檔文件遺留在各負(fù)責(zé)人手中，沒(méi)有規(guī)范整理、統(tǒng)一保存，也沒(méi)有專(zhuān)人管理，存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2、企業(yè)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、各職能或承辦部門(mén)、各項(xiàng)目檔案工作負(fù)責(zé)人、檔案部門(mén)的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理雖然很重視，但職責(zé)的劃分不是很明確。

3、文件材料未按國(guó)家相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，未建立檔案目錄，文件材料保存分散、查找利用不便。

4、合同檔案是公司最重要的檔案之一，查找利用率高，但管理不規(guī)范，存在丟失及泄密風(fēng)險(xiǎn)。

5、公司內(nèi)部形成的所有電子文件存放在云之家，或云共享盤(pán)中，電子文件材料沒(méi)有備份措施，也沒(méi)有較規(guī)范的電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)對(duì)大量的電子文件規(guī)范存儲(chǔ)，查找利用極不方便。

6、缺乏精通檔案管理業(yè)務(wù)的人員。

會(huì)博通的專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)與南方電器深入溝通，解到南方電器高層一直都重視合同、檔案的管理，清楚知道合同、檔案對(duì)集團(tuán)的重要價(jià)值，由于各種原因，前期形成的成果文件沒(méi)有得到規(guī)范化的管理，影響了公司的業(yè)務(wù)，希望集團(tuán)所面臨的痛點(diǎn)問(wèn)題和挑戰(zhàn)，會(huì)博通軟件科技能給予完美解決。

會(huì)博通軟件科技憑著多年的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和成熟的技術(shù)，為南方電器建立了一套能同時(shí)涵蓋合同管理及檔案管理的解決方案，實(shí)現(xiàn)了合同從起草、錄入、審批、整理、掃描上傳到歸檔入庫(kù)、編研、利用以及銷(xiāo)毀的全生命周期管理，以及綜合檔案的全流程無(wú)紙化管理。

三、系統(tǒng)投入運(yùn)行后，應(yīng)用成果豐碩

1.實(shí)現(xiàn)合同從起草、錄入、審批到移交歸檔的一體化管理

用戶(hù)通過(guò)會(huì)博通系統(tǒng)，即可填寫(xiě)合同相關(guān)信息，并套用流程模板（自動(dòng)信息獲取與關(guān)聯(lián)），從而發(fā)起合同審批流程，全面串聯(lián)合同從起草、審批、用印、編號(hào)、掃描上傳到移交歸檔的辦理流程。

2.實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理

采用會(huì)博通系統(tǒng)，集中管理包括人事檔案在內(nèi)的紙質(zhì)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案，全面實(shí)現(xiàn)檔案從收集、整理、利用等全生命周期的信息化管理。

3.實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化利用管理

通過(guò)會(huì)博通系統(tǒng)的權(quán)限管理體系，定義南方電器集團(tuán)內(nèi)部人員的檔案利用邊界，并結(jié)合規(guī)范化的借還管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案的純線上、純線下以及線上線下結(jié)合的借還申請(qǐng)、登記、統(tǒng)計(jì)的管理流程，既滿足了業(yè)務(wù)的需要，又符合安全管理需求。
經(jīng)過(guò)一年多的信息化建設(shè)實(shí)踐，會(huì)博通軟件科技助力南方電器集團(tuán)全面實(shí)現(xiàn)了合同、檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)一步助推南方電器在競(jìng)爭(zhēng)激烈的制造業(yè)里提高其核心競(jìng)爭(zhēng)力，保持高速發(fā)展。