檔案管理：社區(qū)實(shí)物檔案管理解決方案（供參考）

社區(qū)檔案管理工作，作為社區(qū)管理工作者，重要的一部分工作內(nèi)容。由于很多社區(qū)工作者沒有接受過專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)，社區(qū)檔案往往很難做到規(guī)范化管理。下面就由會(huì)博通資深檔案管理研究專家給大家分享《社區(qū)實(shí)物檔案管理辦法》供大家參考！

一、歸檔范圍

本單位的集體或個(gè)人在各類活動(dòng)中，獲得國家、省、市、區(qū)等級(jí)別頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)?wù)拢ū┘凹o(jì)念品、饋贈(zèng)紀(jì)念品等實(shí)物，均作為實(shí)物檔案進(jìn)行歸檔整理。

二、實(shí)物檔案的保管期限

（一）獲省級(jí)以上的（永久）

（二）獲市級(jí)的（長期）

（三）獲區(qū)級(jí)的（短期）

光榮冊放在文書檔案歸檔。獲省級(jí)以上的光榮冊放永久，獲市級(jí)的光榮冊放長期，獲區(qū)級(jí)的光榮冊放短期。

三、分類及代號(hào)

實(shí)物檔案分可折疊的實(shí)物，不可折疊的實(shí)物兩類整理歸檔。街道社區(qū)居委會(huì)的榮譽(yù)檔案以“K”為該類的代號(hào)。

K1——可折疊的榮譽(yù)實(shí)物包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等。

K2——不可折疊的榮譽(yù)實(shí)物包括獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。

四、實(shí)物檔案的整理

1、按年度分可折疊和不可折疊兩類歸檔，一件實(shí)物（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等）為一卷。

2、案卷號(hào)的編制

一卷（件）為一個(gè)號(hào)，按時(shí)間順序編一個(gè)流水號(hào)，并將案卷號(hào)標(biāo)識(shí)粘貼在每一個(gè)實(shí)物的背面。填寫實(shí)物案卷目錄（電腦打印，一式一份），裝訂成檢索目錄冊（用紅色檔案目錄夾裝訂）。案卷號(hào)編制方法如下：

K1——1

案卷順序號(hào)

屬類代號(hào)（1為可折疊類、2為不可折疊類）

3、入盒

實(shí)物檔案分為可折疊和不可折疊兩類，它的保管方法亦分兩種：

一是可折疊檔案在貼好標(biāo)識(shí)后按順序放入實(shí)物檔案盒中保管；

二是不可折疊檔案在貼好標(biāo)識(shí)后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉癖９?。?shí)物標(biāo)識(shí)要注明歸檔單位名稱和案卷號(hào)。

4、編目

目錄號(hào)的編制：指每本目錄的順序號(hào)。其模式為：

K——1

實(shí)物檔案第一本目錄

實(shí)物檔案代號(hào)

五、檔案盒面的編制

1、類別：蓋上“K1”的印章。

2、編號(hào)：不用印章。

3、案卷號(hào)：蓋上該盒里面的案卷起止號(hào)。

4、全宗名稱：單位的全稱。

六、實(shí)物檔案盒脊背的編制

1、實(shí)物檔案“（ ）”蓋上“K1”的印章。

2、案卷號(hào)：蓋上該盒里面檔案的起止號(hào)。

七、實(shí)物檔案案卷目錄的編制

1、類別：填寫代號(hào)。

2、檔案號(hào)：填寫該檔案的案卷號(hào)。

3、時(shí)間：填寫立卷歸檔時(shí)間。

4、榮譽(yù)稱號(hào)：填寫獲得的榮譽(yù)名稱。

5、批準(zhǔn)單位：填寫發(fā)證單位，多單位的標(biāo)注兩個(gè)主要的。

6、批準(zhǔn)時(shí)間：填寫發(fā)證時(shí)間。

7、備注：填寫實(shí)物檔案的保管期限。