國家電網(wǎng)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理之各類文件和編目規(guī)范

1、電子文件

1.1  電網(wǎng)建設(shè)項目電子文件一般采用物理歸檔。在紙質(zhì)項目文件歸檔時，采取在線歸檔或離線歸檔向檔案管理部門移交經(jīng)過整理的項目電子文件，移交的電子文件在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項目檔案保持一致，且二者應(yīng)建立關(guān)聯(lián)。

1.2  依托于國家電網(wǎng)公司相關(guān)信息系統(tǒng)形成的原生電子文件，應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式；紙質(zhì)文件數(shù)字化后的電子文件，應(yīng)滿足DA/T31的相關(guān)要求。

1.3  電子文件存儲后，存儲介質(zhì)應(yīng)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質(zhì)可選擇光盤、硬磁盤等。離線存儲應(yīng)一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

1.4  存儲電子文件的介質(zhì)或裝具應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明目錄代號、編號、保管期限、制作日期等內(nèi)容。存儲介質(zhì)為光盤的，歸檔標(biāo)簽應(yīng)符合DA/T38要求。

1.5  電子文件檔號編制與實體檔案檔號編制保持一致。

2、聲像文件

2.1  質(zhì)量要求

2.1.1  電網(wǎng)建設(shè)項目聲像文件應(yīng)按建設(shè)工程各階段立卷，并與相應(yīng)紙質(zhì)檔案建立相應(yīng)的標(biāo)識關(guān)系，其保管條件須滿足照片、錄音錄像檔案的保管要求。

2.1.2  歸檔的圖像、視頻等聲像文件材料應(yīng)主題突出、曝光準(zhǔn)確、影像清晰。數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式，像素要求800萬以上，沖洗的紙質(zhì)照片應(yīng)不小于5寸。視頻文件清晰度應(yīng)達(dá)到高清分辨率。

2.1.3  具有永久保存價值且反映同一內(nèi)容的數(shù)碼照片，應(yīng)選擇具有代表性的沖印紙質(zhì)照片歸檔。照片應(yīng)無污物、無破損、無劃痕，滿足使用、保管和存留的需要。

2.2  分類

工程項目聲像文件根據(jù)變電站工程、線路工程、電纜線路工程、換流站工程和建設(shè)時間（階段）分類。

2.3  組卷

按照工程項目建設(shè)階段、來源和問題，按照業(yè)主、監(jiān)理和施工分別整理成冊或錄入光盤、磁盤。

2.4  編目

2.4.1  聲像文件應(yīng)按冊編目并著錄案卷題名、立卷單位、立卷人、備注等有關(guān)信息。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確揭示聲像文件材料的主要內(nèi)容，能夠反映所屬工程建設(shè)階段和來源，一般由“工程名稱+項目部名稱+資料內(nèi)容和形式（照片、錄音、錄像）”構(gòu)成。

2.4.2  聲像文件應(yīng)在檔案管理信息系統(tǒng)中逐件著錄，文件題名應(yīng)簡潔，能夠反映工程部位、主要工序及拍攝主題。冊/盒/盤內(nèi)文件應(yīng)按時間結(jié)合問題進(jìn)行排列。

2.4.3  檔號構(gòu)成

工程項目聲像文件的檔號由“全宗號-目錄代號-檔案標(biāo)識代碼-分類號-案卷號”組成，案卷號為同一形式檔案下的流水號。

示例如下：

2.4.4  沖印入冊的照片或以光盤、硬盤等載體形式存儲的錄音、錄像等聲像文件，應(yīng)執(zhí)行《國家電網(wǎng)公司照片檔案整理規(guī)范》《國家電網(wǎng)公司錄音錄像檔案整理規(guī)范》有關(guān)要求。

3、裝具及其制成材料

3.1  紙質(zhì)文件檔案盒式樣見附錄圖A.7。

3.2  檔案盒規(guī)格和制成材料

3.2.1  紙質(zhì)文件檔案盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。

3.2.2  紙質(zhì)文件檔案盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。

3.2.3  電子文件載體的檔案盒應(yīng)符合《國家電網(wǎng)公司錄音錄像檔案整理規(guī)范》裝具要求。

3.3  表格規(guī)格和制成材料

3.3.1 案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。

3.3.2  表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。

3.4  表格字跡應(yīng)清晰端正。