企業(yè)部署電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一勞永逸管理

企業(yè)部署電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一勞永逸管理

大多數(shù)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)碰到以下這樣的問(wèn)題：

1、管理和維護(hù)紙質(zhì)檔案所花費(fèi)的大量時(shí)間；

2、紙質(zhì)檔案存檔需要占據(jù)很大的空間；

3、無(wú)法與企業(yè)其他團(tuán)隊(duì)共享檔案，特別是異地存儲(chǔ)，導(dǎo)致額外成本和檢索延遲；

4、紙質(zhì)檔案管理存在不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)，如火災(zāi)，水損壞或其他物理?yè)p壞導(dǎo)致文件丟失的風(fēng)險(xiǎn)等。

以上4點(diǎn)相信是大多數(shù)企業(yè)有經(jīng)歷過(guò)的事情，甚至有不少企業(yè)付出過(guò)慘痛的代價(jià)，如要避免不必要的損失，提高管理效率，控制檔案管理成本，可以使用電子檔案，這樣不僅是順應(yīng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的需求，也可以避免以上幾種情況發(fā)生。

會(huì)博通從1988年開(kāi)發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品以來(lái)，就是我國(guó)最早的知識(shí)與內(nèi)容管理軟件開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商。歷經(jīng)30年，會(huì)博通一直潛心研發(fā)綜合知識(shí)管理系統(tǒng)，打造組織知識(shí)生態(tài)鏈，已經(jīng)成為經(jīng)國(guó)家認(rèn)證雙軟企業(yè)，國(guó)家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)?，F(xiàn)在會(huì)博通已經(jīng)在知識(shí)管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動(dòng)化、人事檔案管理，合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。下面小編就電子檔案管理系統(tǒng)解決方案的作用簡(jiǎn)單介紹一下，供大家參考。

一、電子檔案管理系統(tǒng)可以提高效率和生產(chǎn)力

以往使用紙質(zhì)檔案，企業(yè)員工需要花費(fèi)大量時(shí)間搜索松散文件，如果檔案有丟失或錯(cuò)誤歸檔，效率會(huì)更加低下。效率低下對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)可能代價(jià)高昂。利用會(huì)博通綜合電子檔案管理系統(tǒng)，可以保持良好的信息存儲(chǔ)和檢索。這樣，不僅能節(jié)省時(shí)間，還可以提高辦公效率和生產(chǎn)率，同時(shí)減輕企業(yè)管理人員的壓力和焦慮。

二、改善工作環(huán)境

眾所周知，紙質(zhì)版檔案不僅占據(jù)大量的辦公面積，還會(huì)讓人任何走過(guò)辦公區(qū)域的人都會(huì)看到。如果日常使用的文件過(guò)多，堆放在工作臺(tái)上或文件柜頂部，很容易造成工作壓力和惡劣的工作環(huán)境。而使用電子檔案，只需在電腦查看即可，辦公區(qū)域干凈整潔。

三、減少存儲(chǔ)空間，節(jié)省勞動(dòng)力

部署會(huì)博通綜合電子檔案管理系統(tǒng)，能大量節(jié)省管理人員的整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案所需的空間，對(duì)有保存價(jià)值的電子檔案還能做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過(guò)程的工作量。同時(shí)解放管理者校對(duì)的工作時(shí)間，減少存儲(chǔ)空間需求并降低了設(shè)備和勞動(dòng)力成本。

企業(yè)電子檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中非常重要的資源，需要妥善管理。目前雖然有部分企業(yè)仍然停留在紙質(zhì)檔案存檔管理階段，但是受這次疫情影響，從會(huì)博通業(yè)務(wù)量數(shù)倍需求增長(zhǎng)來(lái)看，越來(lái)越多的企業(yè)會(huì)逐漸重視企業(yè)檔案電子化管理。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，即使是非常小的企業(yè)，管理重要業(yè)務(wù)信息的方式也應(yīng)該隨之改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，智能化，智慧化辦公管理。部署一套完整的檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)的檔案管理將一勞永逸！

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