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定制化高校檔案管理系統(tǒng)！全面全能，一個系統(tǒng)管理所有檔案資料

2022/8/24 0:00:00 來源：最新案例作者：小博瀏覽量： 783

在學校的日常運營管理中，會產(chǎn)生多少檔案？學校檔案資料包括學生檔案、教師檔案、教學檔案、組織檔案、圖書檔案、建筑檔案、財務檔案等。每一種類型的檔案之下又包含非常多的內(nèi)容，就學生檔案而言，學生檔案又包括學生那個登記表、學籍登記表、獎勵處理材料、軍訓成績、入黨或入團相關材料、學年評語表、學生高考成績單、家庭情況調(diào)查表、體檢表及相關材料。

學校檔案管理十分繁雜，如何統(tǒng)籌監(jiān)管學校檔案資料？近日，一省屬成人高等學校引進了會博通檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學生檔案、教師檔案、組織檔案等各個維度檔案的信息化管理。

01多用戶共同管理檔案

該學校下設四大機構(gòu)，分別是黨政管理機構(gòu)、教學與教輔機構(gòu)、黨的基層組織、群團組織。其中黨政管理機構(gòu)下轄組織人事處、校紀檢監(jiān)察機構(gòu)、學生工作與招生就業(yè)處、教務處、科研發(fā)展與規(guī)劃處、后勤保障處；教學與教輔機構(gòu)下轄遠程教育學院、繼續(xù)教育學院、圖書館；群團組織包括校團委。

在以上組織當中，每一個機構(gòu)每天都會有大量可成為檔案的文件產(chǎn)生，如何對這些資料進行實時管理。該大學檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建負責人跟會博通技術團隊對接后，覺得采用多人管理的模式，即給不同的子部門或機構(gòu)都分配一個檔案管理員名額，并匹配相應的職能權限，由最先接觸到檔案的人員實時整理歸檔，檔案管理的效率得到了極大提升。

得益于會博通獨創(chuàng)的痕跡可尋與細粒化權限管理的技術，“多人管檔”的創(chuàng)新型檔案管理方式，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效管理，也能保障檔案的安全。通過痕跡可尋技術，會博通系統(tǒng)可利用用戶登錄監(jiān)控、應用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式，實時保障文檔的安全；通過細?；臋嘞薰芾?，檔案的每一個分類都可以單獨設置權限，授權對象既可以是組織架構(gòu)中的組織，也可以是具體用戶。同時也可以定義授權對象可訪問內(nèi)容的密級，以及可以進行的操作行為。

02檔案全生命周期有序化管理

該項目要求，系統(tǒng)應當集中統(tǒng)一且分門別類管理內(nèi)部不同類型和性質(zhì)的檔案材料，實現(xiàn)檔案的有序化管理。在應用上，需要結(jié)合權限管理與流程管理體系，界定人員應用檔案資料的權限便捷，并通過流程管理體系管控檔案從形成、發(fā)布、變更到歸檔、鑒定、銷毀等全生命周期管理。此外，還需要滿足可在日常經(jīng)營管理活動中，完成對內(nèi)部重要檔案資料的沉淀，以及按權限取用。

會博通檔案管理系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計、編研、過期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對應的管理功能，并對檔案的出入庫，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請與登記功能，并可實時統(tǒng)計檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；用戶可通過搜索，找到需要進行移交/借用/銷毀/批量提醒的檔案，勾選多個文件或多個檔案案卷，放入類似于淘寶購物車可臨時存放文件或檔案案卷的收納盒中，統(tǒng)一發(fā)起流程進行檔案移交/借用/銷毀/提醒流程，讓系統(tǒng)的應用完全實現(xiàn)面向用戶服務，實實在在地提高高校檔案管理效率與水平。

03全面管理所有檔案門類

如開篇言，該校日常運營管理中涉及到諸多檔案門類，且目前注冊在籍學生20000多人，會博通通過定制開發(fā)滿足了信息量如此龐大的檔案管理需求。其中，基礎的學生檔案管理就包括：畢業(yè)生登記表管理、報名登記表管理、身份證照片管理、畢業(yè)證照片管理、招生考試錄取名單照片管理、大學生實踐考核管理、畢業(yè)設計（論文）評審管理、學生學籍卡照片管理、學歷查詢結(jié)果照片管理、學生成績單管理等。除了為該校定制上述基礎的學生檔案分類，會博通還支持個性化業(yè)務檔案和人事檔案管理功能，全面管理該校涉及的所有檔案門類。

本次該大學檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，是按照全國高校檔案管理要求，進一步提高高校檔案管理和數(shù)字化處理工作水平，以適應電子檔案管理需要而進行的一項政策性與實用性相結(jié)合的行動。經(jīng)過多維度、多次數(shù)評測，該校最終選擇會博通作為高校檔案管理軟件供應商。這既是對會博通檔案管理實力的認可，也是會博通結(jié)合學校檔案管理需求，不斷優(yōu)化檔案場景化應用的契機。

在過往的實戰(zhàn)案例中，會博通已經(jīng)為上千所學校搭建了學校信息化檔案管理系統(tǒng)，沉淀、打磨出一批貫穿檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等檔案管理應用。未來，會博通還將繼續(xù)細化應用場景，期待與更多獨特的、新穎的學校檔案管理需求相遇。