百年老字號的全域檔案智能升級：秋林里道斯攜手會博通構(gòu)建食品行業(yè)管理新標(biāo)桿

【場景洞察】紅腸配方保衛(wèi)戰(zhàn)背后的管理覺醒

在秋林里道斯總部的品控實驗室內(nèi)，第三代傳承人李師傅正在核對最新調(diào)整的配方比例。與此同時，三公里外的檔案中心，智能系統(tǒng)正將這份標(biāo)注著"絕密"的文檔自動分類歸檔——這個看似平常的工作場景，實則是這家百年企業(yè)持續(xù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的縮影。通過與會博通的深度合作，秋林里道斯成功實現(xiàn)了從紙質(zhì)臺賬到智能檔案管理的跨越式升級。

第一章 合規(guī)管理：食品企業(yè)的生命線守護(hù)

1.1 安全追溯體系的數(shù)字化重構(gòu)

行業(yè)監(jiān)管剛需：根據(jù)企業(yè)提供的審計報告，需長期保存原料溯源、生產(chǎn)工藝等12類核心檔案

系統(tǒng)解決方案：

? 構(gòu)建檔案的"三鎖防護(hù)"機制：動態(tài)水印+權(quán)限隔離+操作留痕

? 設(shè)置若干智能預(yù)警點，自動提醒證照續(xù)期、合同履約等關(guān)鍵節(jié)點

? 預(yù)留知識支持接口，為OA、ERP系統(tǒng)提供知識支持服務(wù)

1.2 多組織管控的破局之道

管理痛點：

? 跨區(qū)域子公司檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一（據(jù)內(nèi)部調(diào)研，曾因驗收單缺失延誤項目審計）

? 法務(wù)部門調(diào)取歷史合同平均耗時2小時

實施成效：

? 建立集團(tuán)統(tǒng)一的四級分類標(biāo)準(zhǔn)（覆蓋9家子公司、3個分支機構(gòu)）

? 電子簽章系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔章數(shù)字化，在加密檔案的同時，固化檔案內(nèi)容，防止篡改。

? 權(quán)限矩陣細(xì)化到文件級，保障核心文檔安全

第二章 效能躍升：看得見的數(shù)字化轉(zhuǎn)型收益

2.1 管理層的決策視角

文檔檢索時間從45分鐘縮短至3秒，支撐快速決策響應(yīng)

逐步無紙化，年節(jié)約紙張耗材費用超80%，庫房騰退轉(zhuǎn)產(chǎn)線擴(kuò)建

合同實時歸檔，合同丟失、管理混亂的現(xiàn)象得以改善，規(guī)避履約風(fēng)險，降低潛在損失

2.2 IT部門的實施體驗

采用"會博通檔案管理軟件+掃描機器人龜仔"輕量部署，快速完成系統(tǒng)上線

通過SDK，可與現(xiàn)有OA、ERP等系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)審批流自動觸發(fā)歸檔

龜仔即插即用，安裝方便，維護(hù)簡單，技術(shù)支持響應(yīng)及時。歸檔節(jié)點提前，全員參與數(shù)字化。

2.3 檔案管理者的工作變革

智能分類歸檔引擎使文檔整理效率至少提升3倍

高拍儀+OCR技術(shù)讓老檔案可搜索、可分析

版本控制可杜絕配方文檔的誤覆蓋風(fēng)險

2.4 普通員工的使用感知

新員工培訓(xùn)周期從3天壓縮至2小時

可創(chuàng)建各種專業(yè)知識庫，如設(shè)備維修知識庫使故障解決率明顯提升

員工查檔速度明顯加快

 第三章 技術(shù)溫度：當(dāng)百年匠心遇見數(shù)字智慧

3.1 傳統(tǒng)工藝的數(shù)字化傳承

秋林里道斯一貫注重知識傳承與數(shù)字化管理，在灌腸車間，王師傅的手寫工藝筆記正通過智能掃描儀轉(zhuǎn)化為數(shù)字資產(chǎn)。"現(xiàn)在年輕人掃碼就能看到三十年前的工藝改良記錄"，老師傅感慨道。檔案管理系統(tǒng)的引入，為企業(yè)歷史智慧的傳承提供了技術(shù)保障。

3.2 看得懂的技術(shù)賦能

給每份文檔辦"電子身份證"：符合國家規(guī)范的元數(shù)據(jù)標(biāo)注，以及條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入，使文檔的管理與利用更為簡潔與方便

會"思考"的檔案管家：可根據(jù)關(guān)鍵詞智能推薦關(guān)聯(lián)文檔

AI賦能OCR技術(shù)，紙質(zhì)文件可掃描自動生成雙層PDF文件，供全文搜索

3.3 可感知的效率革命

"以前找合同要翻半天鐵皮柜，現(xiàn)在就像點外賣一樣方便"，法務(wù)專員這樣描述變化。系統(tǒng)上線后最顯著的改變是：當(dāng)?shù)聡O(shè)備商緊急索要5年前的圖紙時，工程師在會議室就完成了在線調(diào)閱。

第四章 實施解碼：老字號升級的漸進(jìn)式路徑

4.1 精準(zhǔn)匹配的部署策略

輕量啟動：首期聚焦已有數(shù)字化文檔的集中統(tǒng)一管理，消除信息孤島，并逐步進(jìn)行歷史檔案的數(shù)字化

彈性擴(kuò)展：服務(wù)器支持從部門級到集團(tuán)級的平滑升級

價值驗證：檔案數(shù)字化使檔案的利用效率成數(shù)量級提升

4.2 深入業(yè)務(wù)的耦合設(shè)計

OA審批流與檔案歸檔自動銜接

生產(chǎn)過程紙質(zhì)文檔可實現(xiàn)非接觸移交

二維碼、電子標(biāo)簽直接關(guān)聯(lián)文檔

4.3 持續(xù)進(jìn)化的組織能力

培養(yǎng)既懂工藝又通系統(tǒng)的"雙棲人才"

設(shè)立數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項獎勵基金

檔案團(tuán)隊轉(zhuǎn)型數(shù)據(jù)服務(wù)中心

【未來展望】在數(shù)字窖池中陳釀百年匠心

站在秋林里道斯的檔案中心，1910年的采購單與直播電商數(shù)據(jù)在屏幕上交相輝映。這種跨越時空的對話，印證著一個真理：老字號的傳承不僅是堅守傳統(tǒng)，更要善于用新技術(shù)封存時間饋贈。當(dāng)會博通系統(tǒng)默默守護(hù)著每一份企業(yè)文檔，當(dāng)智能掃描儀將紙質(zhì)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字記憶，中國味道的百年故事正在書寫新的篇章。